Projekt Beschreibung

Die KEB Automation KG ist ein deutscher Komponentenzulieferer im Bereich elektrischer Antriebs- und Steuerungstechnik, die sich seit 1972 bis heute zu einem weltweit agierenden mittelständischen Unternehmen entwickelt hat.

Immer in Bewegung und das Ziel vor Augen: Die optimal auf den Kunden zugeschnittenen Antriebs- und Steuerungstechniklösungen bewähren sich täglich in den Maschinen und Anlagen. Dabei steht KEB für Verlässlichkeit und Vertrauen und zeichnet sich durch Qualität und Leistungsstärke aus.

Ausgangssituation

Bei dem Reparaturserviceprozess von KEB sendet der Kunde das fehlerhafte Gerät an KEB zurück, welches dann als Servicegerät erkannt und entgegengenommen wird. Vor der Einführung der Lösung wurde eine Servicemeldung angelegt, der Laufzettel dafür ausgedruckt und in die Aufträge in einem Fach abgelegt. Dabei wurden die Serviceaufträge weder priorisiert noch hatten die Mitarbeiter einen Überblick über die zu bearbeitenden Aufträge. Außerdem wurden die Daten aus dem Reparaturserviceprozess ausschließlich im SAP abgebildet was dazu führte, dass zwischen Servicemeldungen und internen Qualitätsmeldungen für die QS-Abteilung hin und her gesprungen werden musste. Dabei wurden viele einzelne Transaktionen verwendet, bei denen Daten mehrfach im Prozess eingegeben und gepflegt werden mussten. Dies sorgte zum einen für Verwirrung und für unnötige Dateneingaben, war aber auch sehr unübersichtlich.

Um den Reparaturservice effizient abbilden zu können hat KEB eine Softwarelösung gesucht, welche die Prozesse automatisiert und vollständig in die bestehende SAP-Landschaft integriert ist.

Die Lösung: Ein durchgängiger und automatisierter Serviceprozess

KEB hat sich für die Servicelösung von itmX entschieden, da diese alle Anforderungen erfüllen konnte.

„Unser Ziel war es, im Reparaturserviceprozess nur eine Meldungsmaske zu haben, in der alle Daten gepflegt werden können und eine Fehlerdokumentation ermöglicht wird. Während der Softwareeinführung haben wir aber auch weitere Vorteile entdeckt, die wir im Projekt erfolgreich umsetzen konnten.“

Matthias Klippenstein, KEB Automation KG

Der Service-Innendienst von KEB legt heute für jedes Gerät eine Servicemeldung an – ab dann werden alle Daten in der itmX service Software gepflegt. Mit einem Klick wird die Meldung angelegt und automatisch im Hintergrund als Wareneingang und Retourenbestand verbucht – alles mit nur einer Transaktion. Außerdem wurde eine Plantafel eingeführt, über die der Serviceauftrag verplant und einem Mitarbeiter zugewiesen wird. So können Aufträge von Mitarbeitern priorisiert werden. Die Verteilung an die Mitarbeiter erfolgt mittels Qualifikationen und Produktklassifizierungen, die angelegt wurden und im SAP hinterlegt sind. Nach Analyse des fehlerhaften Geräts werden die Daten in die Servicemeldung eingetragen, die Analyse als abgeschlossen gekennzeichnet und der Vorgang automatisch an den Innendienst weitergeleitet. Der Innendienst kennzeichnet den Vorgang als kostenpflichtigen oder kostenlosen Vorgang und erstellt in kostenpflichtigen Fällen die Reparaturangebote. Durch die Pflege des Kundenantwortdatums gibt der Innendienst den Vorgang zur Reparatur frei. Sobald der Reparaturvorgang abgeschlossen ist, wird das Gerät wieder an den Kunden versendet, wofür automatisch ein SD- Beleg (Bspw. Kundenauftrag oder Rechnung) angelegt und das Gerät an den Kunden zurückgesendet wird. Im Anschluss wird automatisch aus itmX service heraus eine Qualitätsmeldung für die QS-Abteilung angelegt, sodass die Daten nur einmal gepflegt werden müssen.

Aus den Qualitätsmeldungen werden heute Analysen erstellt, die dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess dienen. Die Erkenntnisse aus den Auswertungen werden innerhalb der Abteilung, der Produktion und der Servicepartner geteilt und zur Verfügung gestellt

Die interne Abwicklung, wie die automatische Anlage des Kundenauftrags, und die automatisierte Versandabwicklung mit automatisierter Berichtsmail in kostenlosen Fällen waren Mehrwerte, die KEB zuvor nicht im Sinn hatte und die als zusätzliche Vorteile während der Implementierung der Software dazu kamen. Weitere Highlights bei der Einführung war für KEB die Darstellung der Gewährleistungsdaten in einem Ampelsystem und die Änderungsmitteilungen in Stücklisten. Diese müssen, sofern sie vorliegen, zuerst durchgeführt werden. So wird sichergestellt, dass die Änderungsmitteilungen überprüft und korrekt bearbeitet werden.

Durch itmX service haben wir eine gute Übersicht über die Auslastung und über die Performance.“

Matthias Klippenstein, KEB Automation KG

 

Anfang des Jahres wurde derselbe Prozess von KEB auch im Werk in China implementiert. Dabei punktete auch die Integration zu der gemeinsamen SAP-Datenbank. Die zeitnahe Implementierung in der amerikanischen Tochterfirma ist bereits in Planung.

Zukünftig wird KEB weiter die Automatisierung von Serviceprozessen vorantreiben und möchte Ihren Kunden online Self-Services anbieten.

Über die KEB Automation KG

Hauptsitz: Barntrup
Branche: Antriebs- und Steuerungstechnik
eingesetzte Lösungen: itmX service