Die Roto Frank AG mit Hauptsitz in Leinfelden-Echterdingen bei Stuttgart steht seit Mitte der 1930er Jahre für Erfindungsreichtum und technologischen Fortschritt im Bereich bauindustrieller Systemkomponenten. Das Know-How von Roto in Systemlösungen und Serviceleistungen rund um Fenster, Türen, Wohndachfenster sowie deren Zubehör ist weltweit bekannt und zeichnet Roto als verlässlichen Lieferanten und Servicepartner aus. Um diesen Spitzenplatz zu halten, sieht es das Unternehmen als seine Kernaufgabe, immer genau zu wissen, was die Kunden bewegt und richtet das gesamtes Handeln konsequent am Kundennutzen aus. Dazu ist es wichtig, dass die Kundenbetreuung nicht nur  effizient und transparent, sondern auch vernetzt innerhalb der gesamten Roto-Gruppe abgebildet werden kann. Dies war mit dem bisher eingesetzten CRM-System nicht mehr ausreichend gewährleistet.

Deshalb entschied sich Roto, in eine zukunftsfähige und nachhaltige CRM-Lösung zu investieren, die sich mit dem eigenen hohen Qualitätsanspruch deckt.

Das bisher eingesetzte CRM-Altsystem war bereits knappe 20 Jahre im Einsatz und konnte die Marketing- und Vertriebsprozesse nicht mehr zufriedenstellend abbilden. Zudem war durch die Übernahme des bisherigen CRM-Anbieters durch Oracle einige Jahre zuvor absehbar, dass das Produkt in naher Zukunft von Support und Wartung ausgeschlossen wird und es daher so oder so an der Zeit war, sich nach einer Alternativlösung umzuschauen.

Oberste Prämisse an ein neues CRM-System war neben der Zukunftsfähigkeit der Lösung auch die Integration ins darunter liegende SAP ERP. Da klar war, dass das CRM-System länderübergreifend und über mehrere Unternehmensdivisionen hinweg eingesetzt werden soll, wurden neben mittelständischen CRM-Anbietern ebenso Global Player wie SAP, Salesforce oder Microsoft in die Ausschreibung mit einbezogen. Letztlich konnte die itmX crm suite sich mit ihrer schnittstellenfreien Integration ins SAP, der Bedienerfreundlichkeit im Allgemeinen und durch die Möglichkeit, die Lösung On-Premise zu betreiben, gegen die Wettbewerbsprodukte durchsetzen. Ein weiterer ausschlaggebender Punkt für itmX war die Mittelstandsorientierung des Unternehmens und dessen Berater.

Die neue CRM-Lösung sollte generell die Vertriebseffizienz optimieren und insgesamt eine Steigerung der Kundenorientierung hervorrufen.

Da bei Roto die Abteilungen Marketing und Vertrieb eng zusammenarbeiten, sollten die Bereiche mit einer Software ausgestattet werden, die stets alle Informationen abteilungsübergreifend und sekundenaktuell zur Verfügung stellt. Dazu ist eine tiefe Integration der Lösung an die umliegenden Systeme, vor allem ins SAP ERP, zwingend notwendig. Denn nur, wenn alle verfügbaren Kundendaten transparent und jederzeit aktuell verfügbar sind, kann die Prozessdurchgängigkeit gesteigert werden.

Die Roto Frank AG besteht aus mehreren Divisionen. Der Auswahlprozess für die neue Software wurde zunächst gemeinsam durchgeführt. Die Implementierung der neuen Lösung erfolgte ab Ende 2017 stufenweise zunächst für den Geschäftsbereich „Fenster- und Türtechnologie“ (FTT) und nach vollständigem Roll-out in alle Ländergesellschaften der FTT dann ab 2018 auch für die Division „Dachsystem-Technologie“ (DST). Stand heute arbeiten über 700 User mit itmX crm nach festgelegten Templates und Prozessen vor allem im Bereich der Kundengewinnung und der Kundenbindung. Seit Anfang 2021 ist für die Roto Frank Dachsystem-Technologie GmbH außerdem die mobile Sales App im Einsatz, denn man wollte dem Außendienst auch von unterwegs einen 360-Grad- Zugriff auf Kundeninformationen geben. Heute können alle relevanten Informationen zum Kunden, unter anderem Servicemeldungen oder die aktiven Partner im Opportunity- Prozess auch mobil abgerufen werden. Zudem können Kunden gefiltert oder auch gruppiert werden – und das von überall und zu jeder Zeit. Ein weiteres Highlight der mobilen Sales App ist die Online-Fähigkeit, die gewährleistet, dass auch ohne mobiles Netz die volle Einsatzfähigkeit und Datenverfügbarkeit im Außendienst gegeben ist.

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