Optimale Angebotsprozesse im Maschinenbau
„Ihr Angebot ist viel zu teuer, wir haben deutlich günstigere Angebote erhalten.“
„Das Angebot entspricht inhaltlich nicht unseren Vorstellungen und Anforderungen.“
„Ihr Angebot kam zu spät, wir haben uns bereits für einen anderen Anbieter entschieden.“
Wenn Sie im Laufe Ihres Angebotsprozesses diese oder ähnliche Argumente von Interessenten hören, dann deutet dies darauf hin, dass Potenziale zur Optimierung Ihrer Prozesse bestehen. Dabei müssen sowohl externe als auch interne Herausforderungen gemeistert werden.
Als Maschinen- und Anlagenbauer kennen Sie die komplexen Prozesse entlang Ihrer Wertschöpfungskette am Besten. Bereits der Angebotsprozess, der ganz zu Beginn steht, erfordert höchste Präzision, Schnelligkeit und Expertise. Doch wie kann dieser Prozess erfolgreich optimiert werden, sodass aus Anfragen und Angeboten auch Aufträge gewonnen werden? In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen 5 zentrale Tipps an die Hand geben, die bei der Etablierung von optimalen Angebotsprozessen unterstützen.
Tipp #1: Durchleuchten Sie Ihren aktuellen Angebotsprozess
Am Anfang jeder Optimierung steht zunächst die Analyse der eigenen Ist-Situation. Dabei sind im Hinblick auf den Angebotsprozess vier bedeutende Faktoren zu berücksichtigen: Zeit, Qualität, Preis und die Individualität/ Anpassbarkeit Ihrer Leistung an die Anforderungen des Interessenten. Diese Faktoren sind letztlich ausschlaggebend dafür, ob sich ein Interessent für oder gegen Sie entscheidet. Daher ist es besonders wichtig, die eigenen Prozesse und Strukturen zu analysieren, um daraufhin Optimierungspotenziale ableiten zu können.
Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Wer ist am Angebotsprozess beteiligt?
- Welche Schritte erfolgen von der ersten Anfrage des Kunden bis zum Auftrag?
- Wie ist die durchschnittliche Dauer von der Anfrage bis zur Angebotserstellung?
- Wie werden Anfragen bearbeitet?
- Wo werden die Angebote bearbeitet und die einzelnen (Arbeits-)Versionen gespeichert?
- Welche Tools unterstützen Sie im Rahmen des Angebotsprozesses?
- Welches Feedback bzw. welche Nachverbesserungswünsche erhalten Sie als Antwort auf ein Angebot? (Welche Schlüsse können Sie daraus in Bezug auf die vier Faktoren Zeit, Qualität, Preis und Individualität für sich ziehen?)
Bei der Beantwortung dieser Fragen werden Sie höchstwahrscheinlich bereits die ersten Optimierungspotenziale für sich und Ihre Prozesse ableiten können. Die nun folgenden vier Tipps gehen auf unterschiedliche Aspekte in Ihrem Angebotsprozess ein: Das Anfragenmanagement, die Angebotsdarstellung, die richtigen Tools sowie Automatisierungsmöglichkeiten.
Tipp #2: Entwickeln Sie ein effektives Anfragenmanagement
Heutzutage werden in vielen Unternehmen im Anfrageprozess immer noch häufig Unterlagen ausgedruckt und in Ordnern abgeheftet von Abteilung zu Abteilung getragen, um dort weiterbearbeitet, geprüft und ergänzt zu werden. Wenn dieser Prozess heute noch nicht toolunterstützt ist, wird viel Zeit benötigt, um Informationen und Dokumente zusammenzusuchen. Deutlich effizienter ist es jedoch, von Beginn an eine zentrale Dokumentenablage zu nutzen. So entstehen weniger Fehlerquellen und jede Abteilung hat zu jeder Zeit die vollständige Transparenz über alle Informationen (mehr dazu in Tipp #5).
Im weiteren Verlauf des Anfragemanagements können mit Blick auf den Interessenten auch diese Tipps hilfreich sein:
- Vereinbaren Sie einen Termin für einen ersten Austausch mit dem Interessenten (z.B.: via Microsoft Teams) und bereiten Sie sich mit einer ausführlichen Analyse der Ist-Situation vor
- Nutzen Sie einen standardisierten Fragebogen zur Erfassung aller relevanter Informationen und Anforderungen, welcher in jedem Ersttermin zur Anwendung kommt
- Platzieren Sie Success Stories schon vor der Angebotserstellung, um den Interessenten mit Ihrer Expertise zu überzeugen
- Stellen Sie den Nutzen und die Vorteile Ihrer Anlagen und Maschinen für den Interessenten/ Kunden heraus und begeistern Sie mit Ihrem Know-How
Tipp #3: Optimieren Sie die Aufbereitung Ihrer Angebote
DARSTELLUNG UND STRUKTUR
Häufig wird unterschätzt, wie wichtig die Darstellung eines Angebots ist. Sind Sie sich darüber bewusst, dass jedes Angebot Ihr Unternehmen repräsentiert? Achten Sie daher auf eine einheitliche Aufbereitung Ihrer Angebote mit Wiedererkennungswert und personalisierter Ansprache.
Aber auch eine klare Struktur ist das A und O – erstellen Sie Angebote, die nutzen- und verkaufsorientiert sind. Entscheidend ist, dass sich der Interessent verstanden fühlt. Es bietet sich daher an, nicht unmittelbar mit den Preisen und technischen Details einzusteigen, sondern zunächst noch einmal die Anforderungen, Wünsche und Projektziele des Kunden wiederzugeben und auf den Nutzen und die Mehrwerte für den Kunden einzugehen.
ANGEBOTSDARBIETUNG
Auch der Angebotserstellungsprozess sollte klar definiert sein, sodass auch über mehrere Abteilungen hinweg zügig ein Angebot an den Interessenten verschickt werden kann. Die Art des Versands erfolgt bislang im Großteil der Unternehmen noch per E-Mail mit Anhängen – jedoch mit einer eingeschränkten User Experience, Problemen im Versionshandling und keinerlei Nachverfolgungsmöglichkeiten. Bei Bestandskunden bietet es sich an, das Kundenportal für die Bereitstellung von Angeboten zu verwenden. So können dem Kunden individuelle Informationen und Dokumente direkt mitgeliefert werden. Die Vorteile für Sie als Maschinen- und Anlagenbauer liegen dabei auf der Hand: Sie können Ihren Kunden individuell ansprechen und den perfekten Rundum-Service bieten! Gleichzeitig kann die Nutzung des Portals kinderleicht getrackt werden, um dabei wichtige Insights für den weiteren Verlauf der Verhandlungen zu generieren.
Tipp #4: Nutzen Sie die richtigen Tools zur Unterstützung Ihres Angebotsprozesses
Die richtigen Tools tragen maßgeblich zu einem effizienteren Angebotsprozess bei. Denn besonders im Maschinen- und Anlagenbau, wo komplexe Anforderungen von Interessenten und komplizierte, langwierige Entscheidungsprozesse zur Tagesordnung gehören, gilt es, jederzeit den Überblick zu behalten.
An dieser Stelle kommt das CRM ins Spiel – mit dem CRM erreichen Sie einen durchgängigen Prozess vom Erstkontakt bis zur Rechnungsstellung. Zu jeder Zeit haben Sie jeden Interessenten in der 360°-Sicht im Blick und alle wichtigen Informationen gebündelt an einem Ort verfügbar.
Durch den Einsatz der itmX crm suite profitieren Sie im Angebotsprozess u.a. von:
- vollständige Integration in Ihr SAP-Angebotsmanagement
- direkte Integration von CPQ-Lösungen
- bereichsübergreifende Collaboration durch Microsoft Teams Integration
- Angebotserstellung per Knopfdruck – inkl. Versionierung der Dokumente bei nachträglichen Änderungen
- einheitliche Dokumentenablege, -strukturierung und -versionierung
Tipp #5: Automatisieren Sie Schritte in Ihrem Angebotsprozess
Im Angebotsprozess eröffnen sich mehrere Ansatzpunkte für eine intelligente Automatisierung. Dabei kann ein CPQ zum Einsatz kommen, um Angebotsdokumente automatisch zu generieren und nicht mehr händisch erstellen zu müssen. Mit diesem Tool können Sie Ihre Varianten einfach und schnell konfigurieren und profitieren neben Zeitersparnis auch von der Minimierung von Fehlern.
Aber auch Microsoft Power Automate kann bei der Automatisierung Ihrer Prozesse zum Einsatz kommen:
- Workflows: Zudem können Workflows etabliert werden, die beispielsweise Freigabeprozesse für Angebote vereinfachen und die Angebotsfreigabe in den gängigen Tools für das Management, wie z.B. Microsoft Teams oder Outlook, ermöglichen. Zudem können automatische Umfragen generiert und an den Ansprechpartner versendet werden, wenn ein Angebot abgelehnt wird und mehr über die Hintergründe erfahren möchte.
- Infoflows: Aber auch Infoflows können eingesetzt werden, um den Informationsstrom zwischen den Beteiligten im Angebotsprozess optimal aufrechtzuerhalten. Wird beispielsweise ein Auftrag gewonnen, so können automatisierte Posts an das gesamte Vertriebs-Team versendet werden, in dem alle relevanten Informationen enthalten sind.
- Reminder: Damit keine Deadlines verpasst werden ist es sinnvoll Reminder zu etablieren, die Erinnerungen zu bestehenden Gültigkeitszeiträumen einzelner Angebote oder Wiedervorlagedaten berücksichtigen. Somit stellen Sie sicher, dass keine Tasks liegen bleiben.
- Automation (RPA): Ein Ansatzpunkt kann sein, monotone, wiederkehrende Arbeitsschritte, die in jedem Angebotsprozess aufs Neue anfallen, mithilfe von Workflows zu automatisieren. Dadurch können Fehler vermieden werden und Ihnen bleibt mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben.
