KESSEL SE + Co. KG digitalisiert Freigabeprozesse mit Microsoft Power Apps

Für Genehmigungs- und Freigabeprozesse, wie sie beispielsweise für Reisekosten, neues IT-Equipment oder auch Projektaufträge notwendig sind, nutzte KESSEL bisher zahlreiche papierbasierte Formulare, die der Antragsstellende ausfüllen und per Hauspost auf die Genehmigungsreise schicken musste. Bei einem neuen Projektauftrag waren unter Umständen bis zu 8 Abteilungen und bis zu 15 Personen an den Freigaben beteiligt. Bis ein solcher Antrag von allen Beteiligten freigegeben war, dauerte dies unter Umständen mehrere Tage bis Wochen, auch hinsichtlich der Tatsache, dass man oftmals gar nicht so genau nachvollziehen konnte, wo der Antrag momentan gerade liegt. 

Heute füllt der Antragsstellende den Antrag mit den relevanten Informationen aus, lädt diesen in die Power App hoch, fügt dort noch den jeweiligen Vorgesetzten sowie die weiteren notwendigen Personen hinzu, die den Antrag freigeben müssen und schickt diesen digital auf die Genehmigungsreise. Bei gewissen Antragstypen wie z.B. bei einer Reisekostenfreigabe sind die notwendigen Genehmiger – in diesem Beispiel die Buchhaltung – schon fix hinterlegt und müssen nicht manuell hinzugefügt werden.

Neben der bequemen Antragsstellung hat die neue Lösung nicht nur die Prozessgeschwindigkeit verbessert, sondern auch die Transparenz im gesamten Freigabeprozess revolutioniert. Während früher erst nachgefragt werden musste, bei wem der Antrag momentan liegt, können die Antragstellenden nun in Echtzeit verfolgen, in welcher Genehmigungsstufe sich ihr Antrag momentan befindet. So kann bei Bedarf direkt mit der zuständigen Person Kontakt aufgenommen werden, um mögliche Verzögerungen zu vermeiden.

Insgesamt konnten die Durchlaufzeiten durch die Digitalisierung der Freigabeprozesse um 90% reduziert werden, was speziell im Falle eines Projektantrags nicht nur zur Beschleunigung der Projektstarts geführt, sondern auch die Zufriedenheit der Antragsstellenden enorm erhöht hat.

Vom ersten Konzept bis zum Go-Live der digitalen Formularlösung vergingen knapp drei Monate, wobei die reine Umsetzungszeit der App lediglich fünf Wochen betrug. Da die App technologisch auf Microsoft Power Apps – einer Komponente der Microsoft Power Plattform – basiert, konnte die Applikation sofort allen Mitarbeitenden bereitgestellt werden. Jeder, der über ein Office 365-Konto verfügt, hatte sofort Zugang zu der Applikation. Auch kostenseitig stellt dies einen erheblichen Vorteil dar, da keine separaten Lizenzen erworben werden mussten.

Mit der Digitalisierung der Freigabeprozesse von Anträgen ist die KESSEL SE + Co. KG einen entscheidenden Schritt in Richtung einer effizienteren und zukunftsorientierten Unternehmensführung gegangen.

Wer noch mehr zum Ablauf des Projekts und auch Tipps zum Einführungsprozess einer solchen App erfahren möchte: Im begleitenden Audio- und Videocast gibt Kevin Grein, Vorstandsassistent und Digital Transformation Manager von KESSEL, exklusive Einblicke. 

Die KESSEL SE + Co. KG ist ein weltweit führender Hersteller von Entwässerungslösungen, die in über 60 Ländern zum Einsatz kommen. Seit 1963 bietet das Unternehmen hochwertige Produkte wie Rückstauverschlüsse, Hebeanlagen und Abscheider an. Diese dienen dem Schutz von Mensch und Umwelt vor den Gefahren des Abwassers und stehen für herausragende Sicherheit und Qualität.