Von analog zu digital: VOLLMER WERKE modernisiert Messelead-Prozess mit itmX crm und snapADDY
Die VOLLMER WERKE Maschinenfabrik GmbH, ein weltweit führender Hersteller von Schärfmaschinen und Bearbeitungszentren für Rotationswerkzeuge, Kreissägen und metallschneidende Bandsägen, steht für höchste Kompetenz in der Werkzeugbearbeitung. Das Unternehmen gilt heute in seinen Kompetenzbereichen als erste Adresse für die Werkzeugbearbeitung – sowohl in der Produktion als auch im Service. Um seine Innovationen und Dienstleistungen einem globalen Publikum zu präsentieren, nimmt VOLLMER jährlich an ungefähr 25 Messen weltweit teil.
In einem strategischen Schritt hat das Unternehmen den Prozess rund um die Bearbeitung der anfallenden Messeleads revolutioniert, indem es das bereits bestehende itmX crm um die Komponente
snapADDY, einem innovativen Tool zur digitalen Erfassung von Messeleads, erweiterte. Damit hat VOLLMER seine Prozesse rund um die Messenachbearbeitung signifikant verbessert und effizienter gestaltet.
Bisher wurden sämtliche Messeberichte schriftlich auf Papier erfasst, vor Ort eingescannt und dem Innendienst bereitgestellt. Dieser hat daraufhin manuell eine entsprechende Aktivität im CRM angelegt und diese dem jeweiligen Vertriebsmitarbeitenden zugeordnet. Das war ein hoher manueller Aufwand, der darüber hinaus aus diversen Medien und Systembrüchen bestand.
„Die manuelle Erfassung und Übertragung von Messeleads war sehr zeitaufwendig und teilweise lückenhaft.„
Herbert Lang, Vertriebsinnendienst bei VOLLMER
Die Implementierung des snapADDY VisitReports und die Anbindung dieses Prozesses an das bestehende itmX crm hat diesen Prozess revolutioniert
Heute scannen die Vertriebsmitarbeitenden die Visitenkarten der Standbesucher vor Ort. Zusätzlich bietet sich die Möglichkeit direkt auf der Messe weitere Informationen wie beispielsweise die Gesprächsinhalte, die weiteren Schritte usw. zu erfassen. Diese Informationen werden dann direkt und ohne Systembruch ins CRM an das Innendienstteam übermittelt, wo dann die weitere Bearbeitung des Leads erfolgt.
Vor Übernahme der Kontaktdaten wird nun auch direkt geprüft, ob es diese Person bzw. diese Firma im CRM heute schon gibt. Bestehende Datensätze werden daraufhin aktualisiert oder neue erstellt. Das sorgt für eine hohe Datenqualität. Speziell bei neuen Kontakten ist die automatische Übertragung der gescannten Daten von der Visitenkarte eine große Vereinfachung.
Zusätzlich kann der Vertriebsmitarbeitende auf Basis der Informationen im Lead auch direkt eine Aktivität als Kundentermin starten oder eine Opportunity anlegen. Darüber hinaus gibt es noch die Möglichkeit im Messelead weitere Kollegen/-innen auch nur „zur Kenntnisnahme“ anzulegen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass auch für die Vertriebsleitung der Prozess der Messeleadbearbeitung viel transparenter geworden ist. Da die Messeberichte nun quasi in Echtzeit vom Innendienst weiterbearbeitet werden können, hat die Vertriebsleitung einen wesentlich schnelleren und vollständigeren Überblick über die erfassten Messeberichte, die Ergebnisse der einzelnen Messen sowie den Status der Nachbearbeitung durch die Vertriebsmitarbeitenden.
„Die Einführung von snapADDY hat nicht nur zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis geführt, sondern auch die Qualität unserer Leadbearbeitung verbessert. Durch die Verwendung von Bestandsdaten von Kunden in der Leaderfassung und den Dublettencheck im Lead ist die Zuordnung zu Bestandsadressen und Ansprechpartnern im CRM nun sehr einfach. Die Vertriebsmitarbeiter können viel schneller und effektiver auf die erfassten Leads reagieren.“
Herbert Lang, Leiter Vertriebsinnendienst bei VOLLMER
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