Haver & Boecker harmonisiert Vertriebsprozesse und steigert Transparenz mit itmX crm

Haver & Boecker ist ein traditionsreiches Familienunternehmen mit Sitz in Oelde, Westfalen, das die Geschäftsbereiche Drahtgewebe und Maschinenbau vereint. Als leistungsstarkes Unternehmen entwickelt, produziert und vertreibt Haver & Boecker seit 1887 Hightech-Drahtgewebeprodukte, Maschinen und Anlagentechnik sowie Dienstleistungen und digitale Lösungen. Mit über 3.000 Mitarbeitenden und einem globalen Netzwerk stand das Unternehmen vor der Herausforderung, verstreute Kundendaten und heterogene Prozesse zu vereinheitlichen. Die Einführung von itmX crm brachte die Lösung: eine zentrale Plattform für mehr Transparenz, Effizienz und internationale Zusammenarbeit.

Über Jahrzehnte hinweg entstand bei Haver & Boecker eine komplexe Systemlandschaft. Kundendaten waren auf Excel-Listen, Outlook-Postfächer und verschiedene Systeme verteilt. Die Recherche dauerte lange und lieferte oft unvollständige Ergebnisse. Hinzu kamen unterschiedliche Arbeitsweisen in den Werken und Abteilungen sowie fehlende Transparenz für Cross-Selling-Potenziale.

Die Einführung eines CRM-Systems sollte den Mitarbeitenden die Arbeit erleichtern und eine vollständige 360°-Sicht auf den Kunden schaffen. Ziel war es, mit wenigen Klicks alle relevanten Informationen verfügbar zu haben, um Marketing, Vertrieb und Service besser zu verknüpfen und Prozesse durchgängiger gestalten zu können. Gleichzeitig musste die Lösung international skalierbar sein, um die weltweiten Vertriebsaktivitäten zu harmonisieren. Die größte Herausforderung bei der Einführung der Lösung war, dass die Arbeitsweisen in den verschiedenen Werken und Abteilungen von Haver & Boecker sehr heterogen waren und eine einheitliche Struktur fehlte. Zudem hatten Sachbearbeitende und Führungskräfte jeweils eigene Vorstellungen, was die Komplexität zusätzlich erhöhte. Es musste also eine Lösung geschaffen werden, die nicht nur technisch überzeugt, sondern auch von den Anwendern aktiv genutzt wird. 

Mit itmX wurde ein Best-Practice-Ansatz entwickelt, der intuitive Abläufe, schnelle Informationszugriffe und eine bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht. So entstand eine einheitliche Struktur, die Transparenz schafft und neue Cross-Selling-Potenziale sichtbar macht.

Die Entscheidung für itmX crm fiel nicht zufällig: Die Lösung überzeugte Haver & Boecker durch ihre perfekte Kompatibilität mit den bestehenden Systemen und Anforderungen. Ein entscheidender Vorteil war die tiefe Integration mit SAP, dem führenden ERP-System des Unternehmens. Dadurch konnten bestehende Daten ohne aufwändige Schnittstellen direkt genutzt werden – ein Aspekt, der nicht nur die Implementierung beschleunigte, sondern auch die Komplexität erheblich reduzierte.

Ebenso wichtig war die nahtlose Einbindung von Microsoft-Anwendungen, die im Unternehmen bereits etabliert waren. Heute schafft die Kombination aus SAP-Integration und Microsoft-Ökosystem eine moderne, intuitive Lösung, die den Zugriff auf alle relevanten Informationen mit wenigen Klicks ermöglicht.

Seit der Einführung von itmX crm hat Haver & Boecker spürbare Verbesserungen erzielt. Die Lösung harmonisiert Prozesse und schafft eine Transparenz, die zuvor nicht möglich war. Schon in der Pilotphase und während des sukzessiven Rollouts in weitere Unternehmensbereiche sowie Verbundunternehmen wurden mehrere tausend Interessenten und Opportunities im System erfasst – das Vertriebspotenzial wurde damit erstmals vollständig sichtbar. Besonders deutlich zeigt sich der Mehrwert bei der Messenachbereitung: Leads können heute unmittelbar nach dem Upload qualifiziert, zugeordnet und kontaktiert werden. Früher dauerte dieser Prozess mehrere Tage bis hin zu Wochen – ein klarer Effizienzgewinn.
Darüber hinaus ermöglicht das CRM-System einen schnellen, umfassenden Zugriff auf alle relevanten Kundeninformationen – auch aus anderen Unternehmensbereichen. Das erleichtert die Vorbereitung auf Gespräche und stärkt die Zusammenarbeit.

Zudem hat die Einführung eines einheitlichen Systems ein starkes internes Netzwerk geschaffen, das den Austausch zwischen den Unternehmensbereichen und innerhalb des Konzerns intensiviert. Damit dieser Mehrwert auch nachhaltig genutzt wird, war von Anfang an klar: Ein System ist nur dann erfolgreich, wenn es von den Anwendern akzeptiert und aktiv gelebt wird. Deshalb setzte Haver & Boecker von Beginn an auf eine klare Kommunikationsstrategie. Über verschiedene Kanäle wie Mailings, einen eigenen Teams-Channel und die Mitarbeiter-App wurde regelmäßig über den Projektfortschritt informiert. Gleichzeitig bot das Unternehmen ein Forum für Fragen und Feedback, um Transparenz zu schaffen und die Beteiligung zu fördern.

Ein weiterer Schlüssel zum Erfolg waren praxisnahe Schulungen. Sie vermittelten nicht nur die Funktionen des Systems, sondern gingen gezielt auf die Anforderungen der einzelnen Bereiche ein. So konnten die Mitarbeitenden den Nutzen des CRM nachvollziehen und sich sicher in der Anwendung fühlen.

Nach dem erfolgreichen Start in den Bereichen Drahtweberei und Maschinenfabrik am Standort Oelde wurde itmX crm schrittweise auf weitere Gesellschaften ausgerollt. Zunächst erfolgte die Anbindung aller Unternehmen, die direkt auf dem SAP-System arbeiten. In der nächsten Phase werden auch internationale Standorte integriert, die bislang nicht mit SAP verbunden sind. Damit legt Haver & Boecker die Grundlage für eine weltweit einheitliche und effiziente Zusammenarbeit.

Zu Beginn des Projekts lag der Fokus bewusst auf Vertrieb und Marketing, um schnell spürbare Mehrwerte zu schaffen. Doch schon während der Implementierung wurde deutlich: Die Integration des Service-Bereichs ist der logische nächste Schritt. Die bereits sichtbaren Service-Daten aus SAP haben den Vertrieb enorm bereichert und zeigen, wie groß das Potenzial einer zentralen Plattform ist.

Aktuell läuft die Anbindung des Service-Bereichs. Künftig werden alle relevanten Informationen an einem Ort verfügbar sein – für eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Marketing und Service. Damit schafft Haver & Boecker die Basis für eine ganzheitliche Customer Experience und eine weltweit einheitliche, effiziente Prozesslandschaft.

Die HAVER & BOECKER OHG ist ein familiengeführtes Mittelstandsunternehmen mit Hauptsitz in Oelde, Westfalen. Gegründet 1887 gehören zur heutigen oHG die Unternehmensbereiche Drahtweberei und Maschinenfabrik. In diesen Bereichen ist Haver & Boecker gemeinsam mit über 50 Tochterunternehmen und 150 Vertretungen als Technologieführer und Trendsetter auf allen fünf Kontinenten tätig.