Der Großteil aller Unternehmen nutzt Microsoft 365. PowerPoint, Outlook, Excel und Co. sind längst ein wichtiger Bestandteil unseres Arbeitsalltags geworden. Eine Studie von Nielsen & Empower ergab, dass ein durchschnittlicher Arbeitnehmer jede Woche 23 Stunden in Microsoft-Office-Programmen verbringt. Das entspricht mehr als 50% der wöchentlichen Arbeitszeit. Auch die CRM-Usergruppen, insbesondere in Marketing, Sales und Service, verbringen viel Zeit mit den Microsoft-Office-Programmen.

Warum also nicht die bestehenden Microsoft 365 Prozesse mit den CRM-Prozessen integrieren?

3 Beispiele für die Integration von Microsoft Anwendungen in das CRM-Umfeld

#1: Kundenkommunikation via Microsoft Outlook

Insbesondere der Vertrieb lebt von der Kundenkommunikation. Diese findet heute sehr viel via Microsoft Outlook statt – Dokumente werden hin- und hergeschickt, Termine vereinbart, Neuigkeiten ausgetauscht und vieles mehr. Doch wie wäre es, wenn die wichtigen Informationen eines Kunden direkt beim Eingang einer E-Mail eingesehen werden können (360°Sicht)? Und wie wäre es, wenn eingehende Informationen per Mail einfach und schnell direkt aus Outlook heraus im CRM abgelegt werden könnten? Das ist möglich mit dem Outlook-Add-In officeXperience. Dieses Add-In prüft aus einer E-Mail heraus, ob ein Kontakt bereits im CRM vorhanden ist und zeigt verknüpfte Verkaufschancen, Servicefälle, etc. direkt in Outlook an. Neue Informationen können dabei mit wenigen Klicks einfach in das CRM hochgeladen werden. Und ist der Kontakt noch nicht im CRM, dann können Sie diesen per Knopfdruck im CRM anlegen – ein richtiger Game-Changer!

#2: Angebotswesen

Ein weiteres Beispiel dreht sich um den gesamten Angebotsprozess. Das meistgenutzte Kalkulationstool ist nach wie vor Microsoft Excel. Damit werden heutzutage in vielen Unternehmen Angebote und die einzelnen Bestandteile berechnet. Die textuellen Angebotsinhalte werden im Regelfall zudem in Microsoft Word erfasst. Charmanter ist es doch, wenn im CRM ein standardisiertes Template verfügbar ist, in welchem Angebotsinhalte automatisch aus dem CRM heraus generiert werden und zudem auch individuell vom Anwender angepasst werden können. Dabei kann der Versand aus dem CRM heraus mit Outlook erfolgen, die Dokumentation über den Versand, sowie die Rückantwort werden zudem direkt im CRM hinterlegt.

Auch der Angebotsfreigabeprozess kann mittels Workflow aus dem CRM heraus in Microsoft Teams oder Outlook ausgesteuert werden, sodass die freigebende Person sich nicht zusätzlich im CRM anmelden muss und alle wichtigen Informationen zur Hand hat.

#3: Gemeinsame Arbeitsdokumente

Wer kennt es nicht – jeder macht sich beim Meeting lokal eigene Notizen und die Ergebnisse oder der Foliensatz werden in V1 bis Vx verschickt. Keiner hat den Durchblick des aktuellen Status und jeder hat unterschiedliche Versionen lokal abgespeichert. Das Problem liegt dabei auf der Hand: es entstehen redundante Daten und unterschiedliche Versionen bedeuten unterschiedliche Informationen der beteiligten Stakeholder. Viel einfacher ist es doch, gemeinsame Arbeitsdokumente in Sharepoint abzulegen und die Versionshistorie zu nutzen. So gibt es nur ein Dokument, in dem alle arbeiten, jeder kann die Änderungshistorie einsehen und ist immer auf dem aktuellsten Stand. Zudem ist bei der Verwendung von Microsoft 365 zudem ersichtlich, wenn zwei Personen gleichzeitig im Dokument arbeiten. Die Änderungen können dabei live mit eingesehen werden.

Das Beste aus den beide Welten – Microsoft und SAP vereinen

Wenn auch Sie in Ihrem Unternehmen sowohl Microsoft als auch ein SAP ERP System nutzen, dann ist auch für Sie diese Integration unabdingbar, um Ihre Prozesse optimal auszusteuern. Denn am Ende des Tages geht es darum, den Anwendern die Arbeit so einfach wie möglich zu machen, sodass diese alle wichtigen Informationen so schnell wie möglich finden.

Wenn beide Welten – Microsoft und SAP – vereint werden und diese auch im CRM zur Verfügung stehen, bieten Sie sowohl ihren Anwendern eine perfekte User Experience als auch Ihren Kunden einmalige Erlebnisse.

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Sie möchten tiefer in das Thema Microsoft & SAP eintauchen?

Dann ist unsere Podcastepisode: „Microsoft und SAP – das Beste aus beiden Welten vereinen“ perfekt für Sie.

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Über den Autor
Robin Hartmann
Robin HartmannHead of Modern Workplace & Business Intelligence
Robin ist als Head of Modern Workplace & Business Intelligence für die Optimierung der Prozesse unserer Kunden verantwortlich und hilft Ihnen dabei, sich für die zukünftigen Herausforderungen aufzustellen. Als kreativer Kopf und Querdenker treiben ihn vor allem Innovationsthemen an. Durch seine Nähe zum Kunden erfährt er die realen Geschäftsanforderungen aus erster Hand und hat Spaß daran, diese gemeinsam mit unseren Kunden voranzutreiben.