Projektmanagement und Marketing

 

Wie passen Projektmanagement und Marketing zusammen? Marketing steht für Kreativität und Freiraum. Projektmanagement hingegen steht für feste Regeln, Strukturen und klassische Abläufe.

Und dennoch hat jeder Marketingbereich in jedem Jahr zahlreiche Projekte, die es zu managen gilt. Jedes Marketingjahr startet mit einer Budgetplanung, welche abgeleitet von der Unternehmensstrategie und den Vertriebszielen eines Unternehmens ist.

Der Marketingplan als solide Basis

Die einzelnen Marketingmaßnahmen müssen sorgfältig geplant werden. Dabei kann die Strukturierung nach regionalen oder funktionalen Themen, oder auch ganz einfach kanalbezogen geschehen. So entsteht zum Beispiel ein Marketingplan für bestimmte Regionen oder für bestimmte Portfolioelemente. Gegliedert wird dieser Plan in Unterthemen wie zum Beispiel Webinare, Homepage, Landingpage, SEO, SEA, Messen und Events, Partnermanagement, Presse und andere Elemente aus dem Marketingmix.

Für jedes dieser Elemente müssen die direkten Kosten geplant werden, welche durch Drittanbieter wie Agenturen, Messebauer, Druckereien und dergleichen erzeugt werden. Hier ist es wichtig eine solide Planung vorweisen zu können, aber auch später die Istkosten gegenüberzustellen, sodass eine Abweichungsanalyse transparent macht, wo man gerade steht. Jedoch ist es auch wichtig, die internen Aufwendungen zu planen und mit den bestehenden Ressourcen abzugleichen, auch um zu erkennen, ob die Ressourcen ausreichend sind.

Auch hier hat sich bewährt, dies über mehrere Jahre fortzuführen, um Erfahrungswerte zu erhalten, welche Aufwände entstehen, um bestimmte Maßnahmen umzusetzen.

Die gesamte Planung kann aus beliebigen Blickwinkeln heraus betrachtet werden. Dies ist möglich durch unterschiedliche Gruppierungen mit Zwischenergebnissen, aber auch Filter, welche einen dedizierten Blick auch bestimmte Unterprojekte ermöglichen.

Neben der Jahresplanung dient dieses Portfolio Management der rollierenden Planung, so dass stets vorausgesagt werden kann, wie die Situation am Ende eines Monats, eines Quartals oder des Geschäftsjahres aussehen wird.

Werden dann die Ergebnisse der jeweiligen Kampagnen und Maßnahmen aus dem CRM System mit zur Verfügung gestellt, können Kennzahlen wie Cost per Lead und die Effizienz einzelner Maßnahmen genau analysiert werden. Dies wiederum ist elementar wichtig, um in der nächsten Planungsrunde die richtigen Maßnahmen für die richtige Zielgruppe einleiten zu können.

Effizientes Projektmanagement im Marketing

Ist die Planung erstellt, können die Projekte aktiv gemanagt werden. Dies bedeutet, dass die einzelnen Aufgaben zur Umsetzung des Projekts erstellt und terminiert werden können. Die Zuordnung der Aufgaben zu den umsetzenden Personen ist wichtig, damit jedes Teammitglied weiß, was konkret wann zu ist. Nur so können stetige Meetings mit Abstimmungen vermieden und somit die Effizienz im Team erhöht werden.

Im Optimalfall können in jedem Projekt die direkten Kosten (Messebauer, Agenturen, …) kalkuliert, aber auch die Zeitaufwendungen geplant werden. Damit wird transparent, welche internen Aufwendungen notwendig sind, um ein derartiges Projekt umzusetzen.

Durch die Zeiterfassung und Kontierung der Kosten auf das Projekt erhält der Projektleiter jederzeit einen aktuellen Plan-Ist-Vergleich und hat damit die notwendige Kontrolle über die Kostensituation im Projekt. Dabei spielte die Integration all dieser Daten mit dem Buchhaltungsdaten- und Controlling-System eine sehr bedeutende Rolle. Bidirektionale Interfaces zum ERP- sowie dem CRM-System sind unabdingbar.

Die Aufgaben dienen jedem Einzelnen als Arbeitsvorrat, so dass jeder täglich weiß, welche Aufgaben abzuarbeiten sind. Die Ergebnisse werden in den Aufgaben dokumentiert, so dass auch bei Folgeprojekten auf vorhandenes Wissen zurückgegriffen werden kann. Die Kommunikation zu den Aufgaben kann über eine Kommentar- und Chatfunktion ergänzt werden, so dass kollaborative Prozesse einfach gestaltet werden können.

Aufgaben und Projekte können vom Mitarbeiter auch beobachtet werden, was hilft, um jederzeit über alle Geschehnisse im Projekt informiert zu sein. In jeder Aufgabe sollte es möglich sein, diese in Form von Checklisten oder Unteraufgaben zu gliedern und zu strukturieren. Durch einfaches Abhaken kann somit schnell der Fortschritt festgestellt und transparent gemacht werden.

Fazit

Als Fazit kann man darstellen, dass eine professionelle Projektmanagement Lösung mehr können muss, als die meisten CRM- oder Marketing-Tools heute bereitstellen. Erst die hohe Integration in vorhandene ERP- und CRM-Systeme ergibt ein rundes Bild mit einer guten User Experience für alle Beteiligten.

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Über den Autor
Stefan Eller
Stefan EllerCRM Evangelist und Geschäftsführer itmX
Stefan ist Visionär, Innovator und CRM-Evangelist der ersten Stunde. Bereits seit den frühen 90er Jahren bewegen ihn die Themenbereiche Marketing, Vertrieb und Service. Des Weiteren begleiten ihn die Themen Integration und User Experience seit Beginn seiner Karriere.