Der Modern Workplace ist ein Sammelbegriff für viele Themen, die sich um die moderne und zukünftige Arbeitswelt drehen. Das Ziel ist dabei den Arbeitsplatz und die Arbeitsgegebenheiten nachhaltig zu verbessern. Dies kann vielfältig sein und Themen der Arbeitsplatzgestaltung, Arbeitszeitmodelle bis hin zur Digitalisierung umfassen. Wir bei itmX fokussieren uns auf den Bereich der Prozessoptimierung und darauf werde ich mich in dem weiteren Verlauf in diesem Beitrag konzentrieren.

Die Geschichte des Modern Workplace

Den modernen Arbeitsplatz gibt es eigentlich schon immer, nur wurde er bisher nicht immer so bezeichnet. Die Menschheit hat seit jeher versucht, Arbeitsabläufe und Arbeitsschritte zu optimieren. Dabei wurden die zu jener Zeit verfügbaren Ressourcen und Kenntnisse bestmöglich ausgeschöpft. So entstand beispielsweise in Webereien durch die Erfindung des Webstuhls Ende des 18. Jahrhunderts der für die damalige Zeit moderne Arbeitsplatz oder Mitte des 19. Jahrhunderts revolutionierte der sukzessive Ausbau der Eisenbahn die Verkehrs- und Transportwege.

Die Geschichte des Modernen Arbeitsplatz geht somit auch immer mit technologischem Fortschritt einher. Übertragen auf unsere heutige Zeit und die, die in naher Zukunft vor uns liegt, wird uns die rasant fortschreitende Digitalisierung viele neue Möglichkeiten bieten, unsere Arbeitsabläufe weiterzuentwickeln.

Die Gründe für den Wandel des Modern Workplace

Die bereits oben genannte Prozessoptimierung, bzw. Prozessverbesserung ist aus meiner Sicht ein Bereich, der stark aus der Unternehmersicht getrieben wird. Zum Beispiel führen die Verbesserung von Durchlauf- und Bearbeitungszeiten und die damit verbundene Kosteneinsparung schlussendlich zu einem besseren Unternehmensergebnis.

Neben der rein unternehmerischen Sicht gibt es aber auch noch die jeweiligen Personen, die am Ende die Arbeitsabläufe durchführen. Auch sie haben ein entsprechendes Interesse ihre Arbeiten in der bestmöglichen Art und Weise zu erledigen. Allerdings können sich die Mitarbeiteranforderungen von der reinen Kosten- und Nutzen-Betrachtung unterscheiden.

Das Ziel des Modern Workplace

Am Ende sollte das große gemeinsame Ziel von allen Beteiligten gleich sein: die Steigerung der Produktivität.

Sowohl in der Volkswirtschafts- als auch in der Betriebswirtschaftslehre ist die Produktivität eine wirtschaftswissenschaftliche Kennzahl, die das Verhältnis zwischen dem was produziert wird, und dem was dafür eingesetzt wird, bezeichnet.

Grafik Modern Workplace; Arbeitsproduktivität = Wertschöpfung/ Arbeitseinsatz

Wenn man nach der Lehrbuchdefinition dies anwendet, bedeutet dies: Um die Arbeitsproduktivität zu steigern, ist

  • die Erhöhung der Wertschöpfung bei gleichbleibender oder sinkendem Arbeitseinsatz oder

  • die Senkung des Arbeitseinsatz bei gleichbleibendem oder steigendem Arbeitseinsatz

nötig.

In der Theorie hört sich das immer einfach umsetzbar an: Aber wie bekommt man dies in der Praxis umgesetzt? Anhand einiger Beispiele möchte ich veranschaulichen, wie die Produktivität mit zum Teil einfach umsetzbaren Maßnahmen gesteigert werden kann:

  • Automatisierung von einfachen und regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben und dadurch Schaffung von zusätzlichen Kapazitäten für wirklich wichtige Dinge.

  • Etablierung von Workflows, die sich in die täglichen Arbeitsprozesse der Mitarbeiter nahtlos einfügen, wie z.B. in Microsoft Teams integrierte CRM-Freigabeprozesse. Wie das gehen kann, können Sie hier sehen

  • Einrichtung von Informations- und Erinnerungsworkflows für wichtige Ereignisse und überfällige Aufgaben/ Deadlines mit einem direkten Verweis und Absprung, z.B. in das CRM

  • Zentralisierung von Informationen um lange Vorbereitungszeiten durch das Suchen von Informationen in verschiedenen Datensilos zu vermeiden. Dem Anwender ist es am Ende nämlich egal, woher die Informationen kommen. Er ist nur daran interessiert diese schnell und einfach zu erhalten (das kann im Hintergrund auch eine technische Orchestrierung bedeuten)

  • Verschmelzung von Bereichssilos zur Schaffung einer gemeinsamen Datenbasis. Gerade die Bereiche Marketing, Vertrieb und Service gehören in der Zukunft tiefgehend miteinander vernetzt, um die gemeinsamen Potentiale bestmöglich zu heben. Interessenten und Kunden können nur mit der richtigen Datenbasis aus dem Vertrieb oder Service passgenau durch das Marketing „bespielt“ und ausgebaut werden. Und genau davon profitiert in Zukunft auch der Vertrieb und Service, da mehr qualifizierte Informationen über den Interessenten und Kunden bereit stehen und diese somit individueller und vollumfänglicher beraten werden können.

Fazit

Durch die immer schnelleren Entwicklungen entsteht ein „Digitalisierungs-Dschungel“. Wöchentlich oder sogar tagtäglich entstehen neue Innovationen, die interessant und nutzenstiftend erscheinen. Doch am Ende muss es das perfekte und sinnvolle Zusammenspiel zwischen Mitarbeitern und Innovationen sein (egal ob prozessualer oder technologischer Natur!) um die größtmögliche Arbeitsproduktivität zu schaffen. Dabei gilt es aber immer die Fokussierung auf die Mitarbeiter und deren Bedürfnisse und Anforderungen im Auge zu behalten, denn die tollste und innovativste Technologie/ Optimierung / Verbesserung, hilft am Ende nicht, wenn diese nicht von den Mitarbeitern angenommen, akzeptiert und gelebt wird.

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Robin Hartmann
Robin HartmannHead of Modern Workplace
Robin ist als Head of Modern Workplace für die Optimierung der Prozesse unserer Kunden verantwortlich und hilft Ihnen dabei sich für die zukünftigen Herausforderungen aufzustellen. Als kreativer Kopf und Querdenker treiben ihn hier vor allem Innovationsthemen an. Durch sein nähe zum Kunden erfährt er die realen Geschäftsanforderungen aus erster Hand und hat Spaß daran, diese gemeinsam mit unseren Kunden voranzutreiben.