Sind Sie sich dessen bewusst, dass Ihre Angebote ein Aushängeschild Ihres Unternehmens sind?

Als zentraler Baustein im Vertriebsprozess spielt das Angebotsmanagement daher eine entscheidende Rolle. Ein professionelles Angebotsmanagement hilft Ihnen dabei, Marktanteile zu gewinnen und sich vom Wettbewerb abzuheben.

Doch welche Schritte müssen bei der Etablierung eines optimalen Angebotsprozesses berücksichtigt werden und wie können diese optimiert werden, sodass aus Angeboten auch Aufträge werden?

Die Vorbereitungsphase

Natürlich ist die Vorbereitungsphase von Branche zu Branche und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich intensiv. Je nach Komplexität der eigenen Produkte können Angebote 200 Positionen haben, einen Wert von 10 Millionen EUR und mehr erreichen oder individuelle Produktbestandteile beinhalten. Dies bedarf ganz unterschiedlicher Vorgehensweisen.

Wenn eine Anfrage über einen digitalen Kanal, eine Ausschreibung, per Telefon oder face-to-face beim Unternehmen eingeht, geht es zunächst um die Erfassung aller Informationen, die für die Angebotsbearbeitung relevant sind. Zudem sollten die Erwartungen und Anforderungen der Stakeholder zusammengetragen sowie der Wettbewerb genau analysiert werden.

Alle diese Informationen sollten gebündelt abliegen, sodass alle Teammitglieder zu jeder Zeit auf alle Daten zugreifen können. Sofern die Machbarkeitsanalyse positiv ausfällt, muss man sich weiterhin Gedanken über die Projektierung machen und alle Meilensteine definieren, um den Prozess im Griff zu haben. Hier kommt im besten Fall eine Projektmanagementsoftware zum Einsatz, um das Projekt jederzeit im Blick zu behalten.

Die Angebotserstellung

Es gibt viele Tools, die bei der Angebotserstellung unterstützen – bis hin zu Word und Excel-Tabellen, welche leider noch in vielen Unternehmen verwendet werden. Im Optimalfall wird das Angebot direkt im SAP erstellt, denn wenn es zu einer Bestellung kommt, muss der Kundenauftrag im SAP erfasst werden. So kann Chaos bei der Struktur sowie den Artikel- und Materialnummern vermieden werden.

Bei der Angebotserstellung müssen alle Informationen aus der Vorbereitungsphase verfügbar sein. Achten Sie darauf, dass in den Kopfdaten des Angebots die Nummernvergabe, die Versions- und Statusverwaltung und das Reporting berücksichtigt werden. Im besten Fall kann bei der Textverarbeitung auf mehrsprachige Textbausteine zurückgegriffen werden.

Insbesondere für Unternehmen mit komplexen Produkten kann eine CPQ-Lösung (Configure, Price, Quote) durchaus sinnvoll sein. Mithilfe dieser kann das Angebot im CRM erstellt werden, daraufhin in die CPQ-Lösung überführt und dort konfiguriert und kalkuliert werden. Das fertige Angebot wird dann wieder ins CRM zurückgeführt. Wie das geht, erfahren Sie im Webinar mit unserem Partner camos:

Die Kommunikation an den Kunden

Wie kommt das Angebot nun zum Kunden? Früher wurden Angebote ausgedruckt und zum Kunden geschickt oder gefaxt. Heute ist das anders – die Kunden erwarten die digitale Bereitstellung des Angebots. Der Trend geht dabei immer mehr in Richtung eines Angebotsportals. Dabei wird dann lediglich die url zum Portal an den Kunden verschickt. Der Kunde registriert sich im Portal, falls er noch nicht registriert ist und kann das Angebot direkt einsehen sowie Anmerkungen hinzufügen, Änderungen vornehmen oder gleich bestellen.

Ein Angebotsportal hat auch aus Unternehmenssicht viele Vorteile: Es bietet die Möglichkeit, ergänzende Informationen sowie Bild- und Videomaterial bereitzustellen. Zudem ermöglicht es eine bessere Nachverfolgung (z.B.: welche Passage wurde von wem wie lange gelesen?).

Das Closing

Auch nach der Kommunikation des Angebots an den Kunden ist es unglaublich wichtig, mit dem Kunden in Kontakt zu bleiben. Falls der Kunde nicht sofort unterschreibt, müssen Sie aktiv werden. Per Mail, Chat, Telefon, Teams-Session oder durch einen Vor-Ort-Besuch – es ist unglaublich wichtig, mit dem Kunden in Kontakt zu kommen bzw. zu bleiben.

In diesem Kontext hilft ein CRM enorm, um einen Überblick über Nachfassaktivitäten und den aktuellen Status des Angebots zu erhalten. Hierbei unterstützen Freigabe-Workflows und Reminder, um letztlich das Angebot zum Closing zu bringen und sowohl Sie als Unternehmen, aber auch den Kunden glücklich zu machen.

Alles in allem gilt: Je professioneller das Angebot und der Prozess, desto höher die Gewinnchancen.

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Podcastepisode #18: Mit einem professionellen Angebotsmanagement werden Angebote gewonnen

Sie möchten mehr über das Thema Angebotsmanagement erfahren? Dann ist unsere Podcastepisode #18 perfekt für Sie.

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Über den Autor
Stefan Eller
Stefan EllerCRM Evangelist und Geschäftsführer itmX
Stefan ist Visionär, Innovator und CRM-Evangelist der ersten Stunde. Bereits seit den frühen 90er Jahren bewegen ihn die Themenbereiche Marketing, Vertrieb und Service. Des Weiteren begleiten ihn die Themen Integration und User Experience seit Beginn seiner Karriere.