Collaboration? Aber dann bitte richtig! – Teil 2

Im ersten Teil unserer Collabration-Blogserie habe ich bereits über die aktuelle Situation und die 5 Kern-Erkenntnisse, die wir durch unsere eigenen Erfahrungen gesammelt haben, gesprochen. Heute möchte ich dies noch weiter vertiefen und Ihnen helfen, von Anfang an die richtigen Schritte zu gehen und somit eine zielgerichtete und effiziente Collaboration mit Hilfe von Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen zu ermöglichen.

Es gibt heutzutage kaum ein Unternehmen, bei dem das Buzzword Collaboration nicht in den Mund genommen wird. Das „Denglisch“ hält dabei immer stärker Einzug in den Arbeitsalltag von uns allen. Aber was ist eigentlich dieses „Collaboration“?

Einfach übersetzt bedeutet „Collaboration“: Zusammenarbeit. Die Bedeutung geht aber weit darüber hinaus und beschreibt eine kooperative Zusammenarbeit zwischen Personen zur Erreichung eines gemeinsamen Zieles, also einem Projekt. Die Mitarbeiter können dabei aus demselben Unternehmen stammen oder aber auch unternehmensübergreifend zusammenarbeiten. Hierzu passt auch sehr gut ein Beispiel aus unserem eigenen Projektalltag: für jeden Kunden haben wir ein eigenes Team aufgebaut. Dieses untergliedert sich zudem noch in die einzelne Projekten des Kunden, die wir als Kanäle in MS Teams abgebildet haben. Über diese Kanäle erfolgt die komplette Projektkommunikation. Nachrichten werden via Chat ausgetauscht, Meetings werden abgehalten und die wohl wichtigste Funktion Dokumente werden darin zentral abgelegt, sodass gemeinsam daran gearbeitet werden kann und immer alle Projektmitglieder den Überblick behalten.

In der aktuellen Situation und durch die stetige Digitalisierung wird mit Collaboration aber auch häufig eine IT-technische Lösung für die standortübergreifende Zusammenarbeit und Vernetzung verstanden.

Jedes Unternehmen arbeitet heute bereits zusammen… Aber ist dies auch zielgerichtet und effizient? Häufig werden verschiedenste Word-, PowerPoint- oder Excel-Dokumente in verschiedensten Versionen per Mail versendet oder in einem zentralen Verzeichnis abgelegt. Die Angst etwas zu überschreiben oder gleichzeitig mit einer anderen Person ein Dokument zu arbeiten führt häufig dazu, dass jeder Bearbeiter seine eigenen Versionen erstellt. Es findet somit auch schon „Collaboration“ statt, aber dies nicht wirklich effizient!

Und das obwohl eine aktuelle Studie belegt, dass der Reifegrad, der dem Einsatz moderner Technologien für die Zusammenarbeit zukommt, in den letzten Jahren stark zugenommen hat, vor allem, wenn es um den internen Informationsaustausch, aber auch den Austausch von Dokumenten geht.

Zu Beginn sollten Sie sich bewusstmachen, wo Ihre Schwachstellen und Verbesserungspotentiale liegen, denn es bringt keinen Mehrwert Microsoft Team nur einzuführen, weil es gerade hip ist und es jeder macht!

Wichtig ist zudem, nicht nur die eigene Abteilung zu betrachten, denn die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens findet häufig auch unternehmensübergreifend statt. Daher sollte vermieden werden, wieder einzelne Silos aufzubauen, sondern das gesamte große Bild sollte im Fokus stehen. Microsoft Teams bietet Ihnen mit der integrierten Dokumentenverwaltung in Microsoft SharePoint die Möglichkeit alle Dokumente zentral an einem Ort zu verwalten – egal, ob im Einkauf, Marketing, Vertrieb oder Service.

Vorab sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

Es empfiehlt sich daraufhin eine Pilotgruppe zu identifizieren und mit dieser ein erstes Umsetzungsszenario anzugehen. Dies kann beispielsweise ein neu initiiertes Projekt sein, bei dem verschiedenste Abteilungen involviert sind. Somit bleiben Sie agil, flexibel und behalten alles im Überblick. Zudem sollten Sie Microsoft Teams in einzelnen Etappen einführen, je nachdem wo Sie Ihre größten Schwachstellen und Verbesserungspotentiale identifiziert haben. Das Ziel sollte dabei wie immer sein – keep it simple! Für die IT, als auch für die Anwender. Zu viele Funktionalitäten auf einmal überfordern nur und mindern die Akzeptanz, die am Ende des Tages entscheidend über den Erfolg oder Misserfolg der Collaboration-Strategie ist.

Eine beispielhafte erste Phase kann dabei wie folgt aussehen:

Häufig folgen in den weiteren Phasen:

Wenn auch Sie sich Gedanken über die Einführung von Microsoft Teams machen, dann ist es wichtig zu wissen, dass neben der technischen Einführung auch ein gewisses Change-Management innerhalb des Unternehmens notwendig ist. Nicht alle Prozessschritte behalten Ihre Gültigkeit oder werden wie gehabt umgesetzt. Gerade im Hinblick auf die Kommunikation wir sich einiges verändern! Und deshalb ist es wichtig sich dem auch schon im Vorfeld klar zu werden.

• Wurden früher alle firmen- oder abteilungsinternen Infos per Mail versendet, erscheinen morgen einzelne Beiträge in unterschiedlichen Unterhaltungen.
• Wurde früher eine E-Mail geschrieben, um Aufgaben zu verteilen, wird dies heute direkt in MS Teams eingestellt und dort abgearbeitet.

Was sich in diesen Fällen banal anhört, hat eine große Auswirkung auf die tägliche Arbeit jedes einzelnen Mitarbeiters. Nicht jede Generation kommt mit diesem Informationsüberfluss, der durch ein Collaborations Tool entstehen kann, sofort so gut zurecht wie oftmals jüngere Generationen, die mit WhatsApp, Snapchat und Instagram aufwachsen und den Informations-Overflow bereits von klein auf kennen. Nicht jeder wird alle Informationen wahrnehmen, da er die vorhandenen Push-Nachrichten übersieht…

Deshalb ist es außerdem wichtig eine Kommunikationsstrategie auszuarbeiten, die sich auch über mehrere Phasen erstreckt und alle Mitarbeiter mitnimmt. Auf dem Weg vom klassischen E-Mail Ping Pong, hin zum modernen „collaborieren“.

Wie Sie Ihr Microsoft Teams optimal für die Abteilung Vertrieb aufsetzen, werde ich in meinem nächsten Blog-Beitrag mit Ihnen teilen.

Ich freue mich, wenn Sie dabeibleiben.