Moderne Collaboration Tools – so wird die Einführung zum Erfolg

Collaborations-Tools wie Microsoft Teams, Slack, Skype oder Zoom haben seit Beginn der COVID-19-Pandemie Hochkonjunktur. Ziel dieser Tools ist es, die Produktivität von verteilten Teams zu verbessern, indem sie es ermöglichen mit Kolleginnen und Kollegen einfach zu kommunizieren, gemeinsam an Projekten zu arbeiten oder auch Videokonferenzen mit internen und externen Personen abzuhalten. Richtig eingesetzt können diese ein wahrer Segen sein, doch bei der falschen Umsetzung sind diese riesige Zeit- und Ressourcenfresser. Warum es sinnvoll ist MS Teams und Ihr CRM zu verknüpfen, möchte ich Ihnen in diesem Blog-Beitrag kurz zusammenzufassen.

„Und plötzlich war Microsoft Teams da…“ So mussten sich viele Mitarbeiter gefühlt haben. Von dem einen auf den anderen Tag haben sich viele Organisationen dazu entschlossen – oder auch entschließen müssen -, ihre eigentliche geplante Roadmap für die Microsoft 365 Einführung zu verkürzen und schnellstmöglich Nägel mit Köpfen zu machen.

Vielerorts wurde deshalb Microsoft 365 (oder wie es damals noch hieß Microsoft Office 365) kurzerhand mit den verschiedensten Bestandteilen eingeführt.

Egal ob SharePoint, Teams, ToDo, Planner oder jegliche andere Applikation aus dem MS 365 Kosmos eingesetzt. Und nicht zu selten wurde die ein oder andere Entscheidung (zu) schnell getroffen, ohne ein Konzept aufzubauen, die einzelnen Anwender nach den Bedürfnissen zu fragen, Abgrenzungen zu anderen Tools und Diensten zu ziehen oder sich im Detail über die Umsetzung zu machen. Die klassischen Fehler eines jeden IT-Projekts, aber es musste einfach schnell gehen…

Für mich und auch unser Unternehmen hat sich durch die stattfindenden Veränderungen auch einiges gewandelt. Auch wir haben einige Entscheidungen auf die Schnelle getroffen, die wir schmerzlich zurückdrehen mussten. Dennoch gilt auch hier: Aus Fehlern lernen und diese in Zukunft besser machen.

Einige der Erkenntnisse (und bei weitem nicht alle!) die wir durch unsere eigenen Erfahrungen, aber auch innerhalb externer Projekte gewonnen haben, möchte ich Ihnen zusammenfassen.

Machen Sie sich einen Überblick über die Funktionalitäten von z.B. Microsoft 365 und definieren Sie ganz klar einzelne Umsetzungsschritte. Der Big Bang mit der Einführung aller Funktionalitäten, die MS Teams bietet, ist nicht notwendig und by the way auch nicht möglich! Stellen Sie Ihren Mitarbeitern verdaubare Häppchen zur Verfügung.
Nehmen Sie sich Zeit und sprechen Sie mit den eigentlichen Anwendern über Bedürfnisse. Ist es überhaupt notwendig eine bestimmte Applikation, wie z.B. ToDo einzuführen? Oder verwalten sich Ihre Kollegen und Kolleginnen heute schon auf eine andere Art und Weise, die zudem gut funktioniert.
Analysieren Sie Ihre bestehende Software-Landschaft und schaffen sich einen Überblick, welche Systeme integriert werden sollten. Dabei hilft es auch, in verschiedenen Phase zu denken und eine Art Roadmap aufzubauen. Denn nichts ist unübersichtlicher und zeitfressender als verteilte Informationen oder mehrere Orte, die dauerhaft im Blick gehalten werden müssen.
Machen Sie sich Gedanken über die Struktur der neuen Tools und sprechen Sie diese anhand einiger Beispiele mit Key-Usern durch. Nichts ist schlimmer als ein super Konzept auf einem weißen Blatt Papier, ohne dass ein Endanwender es jemals zu Gesicht bekommen hat.
Überlassen Sie gewisse Berechtigungen bewusst vorerst bei Administratoren oder Key-Usern, wie z.B. die Anlage von neuen Teams. Somit vermeiden Sie schnell-wachsende, individuelle und teilweise nicht durchdachte Strukturen.

Was ist eigentlich die richtige Struktur? Wie findet man diese für sein Unternehmen oder wie können bestehende Strukturen zielgerichtet angepasst werden? Und: Wie ist es überhaupt möglich, diese von Beginn an so zu durchdenken, dass es auch langfristig sinnvoll und mit anderen Tools und Diensten integrierbar ist?

Über dieses Thema werde ich in einem zweiten Teil berichten und ich freue mich, wenn Sie dabeibleiben.

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Robin HartmannHead of Modern Work and Business Intelligence itmX GmbH

Robin ist als Head of Modern Work and Business Intelligence für die Optimierung der Prozesse unserer Kunden verantwortlich und hilft Ihnen dabei, sich für die zukünftigen Herausforderungen aufzustellen. Als kreativer Kopf treiben ihn vor allem Innovationsthemen an. Durch seine Nähe zum Kunden erfährt er die realen Geschäftsanforderungen aus erster Hand und hat Spaß daran, diese gemeinsam mit unseren Kunden voranzutreiben.