Teil 1 und Teil 2 unserer Blogserie haben sich hauptsächlich auf die Collaboration im Allgemeinen, die 5 Kern-Erkenntnisse und die richtige Herangehensweise und ersten Schritte für eine effiziente Collaboration mit Hilfe von Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen bezogen. In diesem Blog-Artikel möchten wir uns nun etwas genauer den Integrationsmöglichkeiten im Vertrieb etwas genauer widmen und wie Ihnen MS Teams auf dem Weg zur Business Excellence helfen kann.

Statistik täglich aktiven Nutzer von Microsoft Teams weltweit von Juli 2019 bis Oktober 2020

Die meisten Unternehmen streben – auch auf Grund von COVID-19 – schnellstmöglich nach Wegen, um die Produktivität der gesamten Belegschaft im Zusammenhang mit der Digitalisierung, Innovationen und Home-Office zu perfektionieren. Oft höre ich dabei „Wir müssen digital zusammenarbeiten. Wir brauchen Microsoft Teams um unseren Vertrieb besser zu unterstützen…“ Das dies in den meisten Fällen richtig ist, möchte ich nicht bezweifeln, aber Microsoft Teams, bzw. Microsoft 365 bietet einen riesigen Blumenstrauß, aus dem es die richtigen Tools herauszusuchen gilt. Deshalb stellen sich zu Beginn immer die gleichen Fragen:

  • Wie sind Sie heute im Vertrieb aufgestellt? Wie sieht Ihre Vertriebsstruktur aus?

  • Wie sehen Ihre klassischen Vertriebsprozesse aus? Welche Besonderheiten gibt es?

  • Was läuft heute gut und was ist verbesserungsfähig?

Es gilt dabei in erster Linie das Unternehmen, dessen Prozesse und natürlich ganz besonders die verschiedenen Anwendergruppen (z.B. Innendienst, Außendienst, Management) zu verstehen. Daneben hat es sich aus Erfahrung gezeigt, dass es oft hilft die „5-Why-Methode“(1) anzuwenden und mit einem „Warum?“ die entsprechenden Arbeitsschritte und Vorgehensweisen zu hinterfragen um das wirkliche Bedürfniss herauszufinden. Das ist wichtig, um keine voreilige Entscheidung/Empfehlung zu treffen, bevor man nicht den wirklichen Pain Point verstanden hat.

Vergleichen wir das doch einmal mit dem Restaurieren eines Oldtimer. Wenn Sie bei einem defekten Oldtimer nur die Oberfläche neu lackieren und danach aufpolieren, sieht dieser zwar später für alle Personen schön aus. Wirklich hilfreich ist es aber am Ende nicht, wenn der Motor nicht mehr anspringt…

(1) Hier ein ansprechender Podcast über die „5-Why-Methode“ von Ingrid Gerstbach, die ich persönlich sehr schätze https://ingridgerstbach.com/podcast/dt08-die-5-warum-methode

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Der Vertriebsaufbau

Auf dem Papier gibt es die klassischen Vertriebsstrukturen, wie z.B. Direktvertrieb, der indirekte Vertrieb, der Strukturvertrieb, … und jeder einzelne vertriebliche Ansatz hat dabei seine Besonderheiten. Ein zusätzliches Unterscheidungsmerkmal im Vertrieb stellt auch das entsprechende Vertriebsportfolio dar.

Und all diese strukturellen Gegebenheiten haben natürlich auch einen Einfluss auf den Aufbau von Microsoft Teams (Fokus auf Collaboration – also dem allgemeinen Austausch, Informationsverteilung und gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten).

Die im Folgenden beschriebenen Ansätze zielen nicht nur rein auf die Akquise-Phase ab, sondern sind jeweils so ausgerichtet, dass auch die Realisierung/Umsetzung/Delivery über das eine zentrale Element in Microsoft Teams abgehandelt werden kann. Denn nichts ist schlimmer als verteilte Informationen!

Alternative 1: Der einfache kundenorientierte Ansatz

Beim einfachen kundenorientierten Ansatz, werden die Microsoft Teams Strukturen auf den Kunden ausgerichtet. Die Struktur in Microsoft Teams wird dabei so dargestellt, dass ein Team einem Kunden gleichgestellt ist. Die gesamte Kommunikation läuft dabei über den Kanal „Allgemein“ (engl. Channel „General“). Hier ist es notwendig, sich im Vorfeld eine gut durchdachte Dokumentenablage zu erarbeiten.² Diese sollte zudem in allen Kunden-Teams gleich sein, damit das schnelle Auffinden von Dokumenten sichergestellt ist.

Dieser Ansatz bietet sich besonders für solche Unternehmen an, die flache Hierarchien haben und ein bis wenige Projekt beim Kunden haben, die sich gegenseitig auch noch stark beeinflussen.

² Wie in meinen vorherigen Blog-Post erwähnt ist die in Microsoft Teams verwendete Dokumentenablage eine SharePoint Team-Seite. Jeder Teams-Kanal verfügt über eine SharePoint-Teamwebsite.

 

Alternative 2: Der erweiterte kundenorientierte Ansatz

Dieser Ansatz setzt auf dem einfachen kundenorientierten Ansatz auf. Ein Team entspricht einem Kunden. Nun kann es aber gut sein, dass es im Laufe der Jahre mehrere Projekte/Opportunities mit dem Kunden gibt und diese in sich vollständig alleine betrachtet werden können.

Für dieses Szenario bietet sich nun die Erweiterung an, dass für jedes Projekt/jede Opportunity ein eigener Kanal eröffnet wird. Informationen und Dokumente werden daraufhin in dem jeweiligen „Projekt-Kanal“ veröffentlicht und bearbeitet. Somit findet man schnell genau die Informationen, die benötigt werden.

Parallel bleibt der Kanal „Allgemein“ bestehen, um wichtige zentrale Informationen die alle Projekte betreffen, abzulegen oder zu teilen.

Der erweiterte kundenorientierte Ansatz bietet sich für Unternehmen mit kleinen bis mittelgroßen, in sich abgeschlossenen Projekten an.

Alternative 3: Der projektorientierte Ansatz

Bei dem projektorientierten Ansatz wird der klassische Microsoft Gedanke angesetzt. Ein Team entspricht dabei einem Projekt. Alle wichtigen Informationen für dieses Projekt laufen somit hier an diesem Ort zusammen. In den meisten Fällen wird es ausreichen, einen „einfachen“ Ansatz zu fahren – also nur mit einem Kanal „Allgemein“ zu arbeiten. Aber auch der „erweiterte“ projektorientierte Ansatz kann Sinn ergeben, wenn es sich um ein entsprechend kompliziertes Projekt handelt. Nach Abschluss des Projekts kann das gesamte Team archiviert werden und erscheint somit auch nicht mehr für die jeweiligen Projektmitglieder.

Der projektorientierte Ansatz empfiehlt sich für Kunden mit großen Projekten/Opportunities

Ansatz ist definiert – und dann?

Wenn Sie nun den perfekten Ansatz für sich ausgewählt haben, der im besten Fall auch noch Hand in Hand mit Ihren Vertriebsprozesse und dem CRM-System geht und dort auch verknüpft werden kann, können Sie mit der Arbeit beginnen und fleißig Informationen teilen, Personen informieren und gemeinsame Konzepte, oder andere Dokumente erarbeiten.

Wichtig ist aber auch, dass die betroffenen Kollegen über die neue Arbeitsweise informiert und geschult werden. Über Mehrwerte argumentieren hilft dabei häufig auch den letzten Zweifler zu überzeugen und mit ins Boot zu holen.

Und die Kommunikation mit externen Personen (Partner/Kunden/…)?

Bisher haben wir unseren Fokus rein auf die interne Kommunikation und Zusammenarbeit gelegt. Genauso wichtig ist aber auch der Austausch mit Kunden, Partnern oder Lieferanten. Und auch hier kann Ihnen Microsoft Teams weiterhelfen.

Durch sogenannte Gast-Zugriffe können Sie externen Personen Zugriff auf ein oder mehrere Teams erteilen. Diese können daraufhin auf alle Konversationen und Dokumente zugreifen. Es müssen keinerlei E-Mails mehr mit Dokumenten-Versionen versendet werden, denn jeder hat nun Zugriff auf den immer aktuellsten Stand der Unterlagen. Aus dezentraler Dateiablage wird nun eine zentrale Ablage, was den gesamten Prozess vereinfacht und schlanker hält.

Experten Tipp

Sie müssen Ihre neue Arbeitswelt, neudeutsch auch den Modern Workplace, nicht alleine erdenken und aufbauen. Nehmen Sie sich einen Experten mit an die Hand und erarbeiten Sie gemeinsam eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Strategie. Denn der Modern Workplace bietet noch viel mehr, als nur die Collaboration in Microsoft Teams.

Wir haben uns zur Aufgabe gemacht, die Vertriebs-, Marketing-, Service- und E-Commerce-Prozesse unserer Kunden kontinuierlich zu verbessern und die Prozesse nachhaltig zu gestalten. Dabei erarbeiten wir den individuellen Modern Workplace und nutzen unsere Vielzahl an Erfahrungswerten und UseCases. Wenn auch Sie nach der Business Excellence im Vertrieb streben und wissen möchten, wie Sie Ihr Unternehmen auf den Weg des Modern Workplace bringen können, freue ich mich sehr über Ihre Kontaktaufnahme.

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Robin Hartmann
Robin HartmannHead of Modern Workplace
Robin ist als Head of Modern Workplace für die Optimierung der Prozesse unserer Kunden verantwortlich und hilft Ihnen dabei sich für die zukünftigen Herausforderungen aufzustellen. Als kreativer Kopf und Querdenker treiben ihn hier vor allem Innovationsthemen an. Durch sein nähe zum Kunden erfährt er die realen Geschäftsanforderungen aus erster Hand und hat Spaß daran, diese gemeinsam mit unseren Kunden voranzutreiben.