Effizientere Vertriebsprozesse durch das Zusammenspiel von CRM und CPQ
Heute möchten wir über ein Thema sprechen, das für viele Unternehmen im Vertrieb von hoher Bedeutung ist: das Zusammenspiel von Customer Relationship Management (CRM) und Configure Price Quote (CPQ).
Was versteht man unter CPQ?
Zuerst einmal, was ist CPQ überhaupt? Die Abkürzung steht für Configure, Price, Quote – eine Software, die sich auf die individuelle Angebotserstellung innerhalb des Vertriebsprozesses spezialisiert. Insbesondere in Branchen mit technisch komplexen Produkten, wie zum Beispiel der Maschinen- und Anlagenbau spielt CPQ eine wichtige Rolle. Eine CPQ-Software ist somit das digitale Verbindungsglied zwischen Kunde und Produktion. Die Kernfunktionen sind die Produktkonfiguration, die Preisermittlung und die Erstellung von Angebotsdokumenten.
Optimale Vertriebsabläufe durch das Zusammenspiel von CRM und CPQ
Ein zentraler Aspekt innerhalb des Vertriebsprozesses ist das Thema Angebotserstellung. Für eine positive “Customer Experience” ist es entscheidend, dass der Kunde schon in der Angebotsphase “exzellente” Erfahrungen macht. Ist dieser erster Touchpoint für den Kunden bereits positiv, steigert das die Kundenzufriedenheit und somit natürlich auch langfristig den Umsatz.
Das CRM-System bildet dabei die Basis innerhalb des Angebotsprozesses, indem es Interessen und Anfragen verwaltet. Doch bei komplexen und variantenreichen Produkten stößt das CRM oft an seine Grenzen. Hier setzt dann ein CPQ-System an, indem es eine nahtlose und effiziente Angebotserstellung ermöglicht.
Gründe für die Einführung von CPQ in Unternehmen
Einer der entscheidenden Gründe für die Einführung von CPQ Software ist die Ablösung von Word, Excel und anderen manuellen Kalkulationstools, um die Qualität der Angebote zu verbessern. Es mag banal klingen, aber immer noch setzen viele Unternehmen auf zeitraubende manuelle Datenübertragungen und komplexe Tabellen. Dadurch geht nicht nur viel Zeit verloren, sondern auch Geld, da Fehler unbemerkt bleiben, wenn der Überblick fehlt. CPQ bietet hier eine effektive Lösung, indem es manuelle Datenübertragungen eliminiert und Fehler in der Produktkonfiguration verhindert. Ein Regelwerk stellt sicher, dass nur korrekte und realisierbare Produktvarianten erstellt werden können.
Eine aktuelle Umfrage des VDMA zeigt, dass Maschinen- und Anlagenbauer die größten Chancen für ihr Unternehmen in der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse sehen. Dazu gehört auch die Optimierung von Vertriebsaktivitäten durch digitale Technologien. CPQ fungiert dabei als Bindeglied zwischen der Opportunity im CRM-System und dem Auftrag im ERP-System. Bei richtiger Integration erfolgt der gesamte Prozess – vom CRM über die Konfiguration und Angebotserstellung im CPQ bis hin zur Anlage des Auftrags im SAP- oder ERP-System – vollständig automatisiert. Das steigert die Effizienz der Unternehmen und macht die Kunden zufriedener, da sie ihre Angebote schneller erhalten.
Das Beste aus den Welten SAP, CRM und CPQ
In der Welt des B2B-Vertriebs, insbesondere bei komplexen und variantenreichen Produkten sind effektive Systeme unverzichtbar. Hierbei spielen CRM und CPQ eine zentrale Rolle. Doch das Herzstück, auf dem diese Systeme idealerweise aufbauen, ist das ERP – zum Beispiel SAP ERP.
SAP gilt als führendes System für eine Vielzahl von Geschäftsprozessen. Es verwaltet wichtige Stammdaten, Preislisten und unterstützt die nahtlose Abwicklung von kaufmännischen und logistischen Aufträgen. Mit SAP werden Stücklisten und Arbeitspläne erstellt, was wiederum die Disposition in der Materialwirtschaft und Fertigung unterstützt.
CRM-Systeme sind darauf spezialisiert Vertriebsprozesse abzubilden und zu steuern. Sie ermöglichen eine Segmentierung der Kunden, bieten eine 360-Grad-Sicht auf diese und erleichtern das Forecasting. Zudem ermöglichen sie das Management von Opportunities und Pipelines und behalten das Buying Center im Blick. CRM-Systeme dokumentieren sämtliche Aktivitäten im Vertriebsprozess, von der Anfragenverwaltung bis zur Freigabe von Angeboten.
CPQ-Systeme, hingegen, fokussieren sich auf die Angebotserstellung. Sie ermöglichen eine einfache Produktkonfiguration und unterstützen den Vertrieb durch Guided Selling. Des Weiteren erfolgt die Preiskalkulation automatisiert und die Erstellung der Angebotsdokumente erfolgt effizient.
Um das volle Effizienzpotenzial im Vertriebsprozess zu entfalten, ist es entscheidend, das Beste aus den Welten von ERP, CRM und CPQ zu nutzen und diese nahtlos miteinander zu verbinden. Denn keines dieser Systeme steht für sich allein, sondern sie sind in den Gesamtprozess des Unternehmens eingebunden. Die Integration dieser Systeme ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf den Vertriebsprozess und optimiert die Abläufe nachhaltig.
In der Praxis bedeutet dies, dass Daten zwischen den Systemen ausgetauscht werden können, sodass beispielsweise Angebotsinformationen nahtlos in die ERP-Landschaft überführt werden können. Dies reduziert Fehlerquellen und verbessert die Effizienz des gesamten Vertriebsprozesses.
Doch nicht nur im direkten Vertrieb bieten CRM und CPQ Lösungen Vorteile. Immer häufiger werden sie auch in Self-Service-Portalen integriert, um Kunden die Möglichkeit zu geben, Produkte selbst zu konfigurieren und zu kaufen. Diese Portale bieten eine einfache und benutzerfreundliche Möglichkeit, komplexe Produkte ohne technische Expertise zu konfigurieren.
Schauen wir uns ein Beispiel aus der Praxis an, bei dem ein Unternehmen durch die Implementierung von nur einer Self-Service Funktion jährlich ca. 200.000 Euro einsparen konnte. Die Kunden können in diesem Fall nun ihre Rechnungen oder Dokumente selbst herunterladen und müssen nun nicht mehr den Kundenservice dafür kontaktieren. Das Beispiel zeigt, wie durch die Bereitstellung einer einfachen Funktion bereits enorme Effizienzsteigerungen möglich sind .
Insgesamt bieten die Integration von CRM, CPQ und Self-Service-Portalen enorme Potenziale zur Effizienzsteigerung und zur Verbesserung der Kundeninteraktion. Durch eine nahtlose Verbindung dieser Systeme können Unternehmen nicht nur ihre internen Prozesse optimieren, sondern auch die Customer Experience nachhaltig verbessern.
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