Laut der Capterra-Nutzerstudie aus 2019 ist Excel noch immer die Software Nummer 1 zur Datenanalyse in Klein- und Mittelständischen Unternehmen. Die Microsoft-Software ist sehr einfach zu erlernen, verfügt über vielfältige Funktionen und meistens haben Anwender bereits Vorkenntnisse. Auf den zweiten Blick gibt es insbesondere im Bereich Standardreporting sehr gute Gründe, endlich Excel auszusortieren und auf Power BI umzusteigen.

Dies ist der erste Beitrag unserer Blog-Reihe rund um das Thema Datenanalysen und KPI´s aus den Bereichen Marketing, Vertrieb, Service und Commerce mittels Microsoft Power BI. Ein wichtiger Bestandteil wird dabei auch die Datenquelle SAP sein. Begleiten Sie uns auf einer Reise durch den Power BI Kosmos von ersten Einblicken in vorhandene Werkzeuge bis hin zu einer intensiveren Betrachtung von Anwendungsfällen.

Power BI vs Excel


Lassen Sie uns mit einem weitverbreiteten Szenario beginnen, wie es in heutigen Unternehmen noch tagtäglich praktiziert wird.

Die Arbeitsweise mit Microsoft Excel

Montag, 08:00 Uhr

Tony Stark, Abteilungsleiter der Workforce Machinery, benötigt die wöchentliche Auswertung der Umsatzzahlen sowie Abweichungen der vergangenen Wochen/Monate seines Vertriebsteams. Das Vertriebsmeeting wurde kurzfristig verschoben und deshalb braucht er die Daten viel früher als erwartet und wendet sich an die zuständige Datenanalystin.

Die Auswertungen werden dabei von Pepper Potts, der Vertriebsdatenanalystin erstellt. Wöchentlich ist sie für die Datenbeschaffung verantwortlich und eine wahre SAP-Expertin.

Hierfür muss sie regelmäßig die ihr bekannten SAP-Transaktionen aufrufen um die benötigten Daten zu exportieren. Sie sucht das vordefinierte Tabellenlayout, und stellt fest, dass dieses Layout bereits von einem anderen Kollegen aus der Datenanalyse überschrieben wurde. Schnell erstellt Pepper Potts ein neues Layout und exportiert die Daten in eine Excel-Datei. Die neu heruntergeladenen Daten ergänzt sie daraufhin in ihrer Master-Excel auf dem Reiterblatt „Daten“. Sofort bemerkt sie, dass der Kollege nicht nur die Layoutvariante, sondern auch die damit verbundenen Formeln überschrieben hat und beginnt damit, diese zu überarbeiten.

Bevor Pepper Potts überhaupt mit der eigentliche Analyse der Daten beginnen kann, sind 30 Minuten vergangen und der Vertriebsleiter hat bereits die erste ungeduldige E-Mail verfasst, wann er mit der Auswertung rechnen kann, da er die Analysen bereits um 9:00 Uhr im Vertriebsmeeting vorstellen muss und auch noch Zeit benötigt, um die Kennzahlen vorab zu sichten.

Im Analysereiter angekommen muss Pepper Potts zunächst die Formeln aus dem Vormonat kopieren und in die Spalten des aktuellen Monats übernehmen. Aber auch hier sind Fehler durch das andere Layout entstanden. Zusätzlich hat sie bei der Datenprüfung eine Inkonsistenz festgestellt. Nach einer 20-minütigen Suche nach dem Grund der Abweichung stellt Pepper Potts fest, dass einige Materialnummern noch nicht im Analysereiter vorhanden sind und ergänzt diese manuell.

Erkennen auch Sie Parallelen zu Ihrer Arbeit?

Dann hören Sie endlich auf zu „Exceln“ und beginnen Sie zu „Power BIen“

Doch was ist eigentlich Power BI?

Microsoft Power BI ist eine cloud-basierte Business Intelligence Technologie, welche eine Auswertung von Daten anhand von Visualisierungen und Tabellen in Echtzeit anbietet. Sie besteht wesentlich aus zwei Komponenten.

  • Power BI Desktop
    dient hauptsächlich der Erstellung einer Verbindung mit den Daten, der Datentransformation und Datenmodellierung sowie der Datenvisualiserung. Der Hauptanwender ist hierbei der Data Analyst.
  • Power BI Service (Cloud Plattform)
    ermöglicht Berichte nicht nur über den Rechner aufzurufen, sondern von überall auf der Welt und auf allen Endgeräten. In Power BI Service können die Reports mit Kollegen, Vorgesetzten aber auch Teams-Gruppen geteilt und und mit Kommentare versehen werden. Der Hauptanwender ist hierbei der Bericht-Konsument.

Welche Datenquellen können angebunden werden?

Power BI bietet zahlreiche Konnektoren, um Daten aus verschiedenen Quellen zu extrahieren. Sei es eine Web bzw. Cloud Anbindung wie Google Analytics oder eine SQL Datenbank, aber auch Exceldateien können ganz einfach in Power BI importiert werden. Mit dem SAP Datenextraktor von Theobald Software ist es sehr simpel, auch auf OnPremise Software wie SAP ERP ECC oder S/4HANA zuzugreifen und automatisiert Reports zu erstellen. Einmalig vordefiniert aktualisiert sich der Report bei einem Power BI Pro Account bis zu acht mal täglich.

Power BI Datenquellen

Welchen Mehrwert bieten Ihnen die Power BI Features?

Mit Microsoft Power BI können Sie mühelos Daten aus beliebigen Perspektiven zu analysieren. Mit einem „Klick“ auf Elemente im Dashboard können Sie Detail-Informationen einsehen und Zusammenhänge mit anderen Daten erkennen.

Mit sogenannten Drill Downs können in einem visuellen Element eine Hierarchieebene tiefer gehen und neue Erkenntnisse aus Ihren Daten ziehen. Mit Drill Through Seiten, also Detailseiten, können Sie weitere Unterseiten und weitere Insights sehr schnell und einfach generieren.

Power BI Datensatz

Wie kann die Arbeit mit Power BI aussehen?

Montag, 08:30 Uhr

Bereits im Zug wirft der Abteilungsleiter Tony Stark auf seinem Tablet einen Blick auf den Report. Mit dem automatischen Refresh hat er stets die aktuelle Daten. Mit Filterungsoptionen und der Q&A-Funktion kann er die Daten viel detaillierter analysieren und Zusammenhänge verstehen. Bei unerwarteten Kennzahlen/Abweichungen ist der Abteilungsleiter so fähig, schnell mögliche Maßnahmen zu ergreifen. Die hochqualifizierte Mitarbeiterin Pepper Potts, die den Vorgesetzten bereits mit einem Kommentar einige Abweichungen erläutern konnte, ist nicht mehr mit der reinen Datenaufbereitung und Fehlerbehebung beschäftigt, sondern unterstützt nun beratend hinsichtlich möglicher Maßnahmen.

Der Abteilungsleiter, der nach Ankunft noch gemütlich einen Kaffee trinken kann, ist gut vorbereitet auf das Management Meeting und kann seine Entscheidungen mit Daten fundieren.

Mit Microsoft Power BI haben Sie nicht nur die Möglichkeit Ihre Daten auszuwerten, um faktenbasierte Entscheidungen zu treffen, sondern Sie sind auch in der Lage, ihre Prozesse effizienter zu gestalten.

Klingt spannend?

Wir, das itmX Enterprise Intelligence Team, verstehen uns als Prozess-Experten hauptsächlich in den Bereichen Marketing (Analytics), Sales (Analytics), Service (Analytics) und Commerce (Analytics) mit einem ausgeprägten technologischen Verständnis in den Welten Microsoft und SAP. Das SAP ERP ECC oder S/4HANA ist dabei für die meisten unserer Kunden der Startpunkt der Überlegungen, denn dort liegen meist alle relevanten Unternehmensdaten.

Falls auch Sie mehr Informationen zu Microsoft Power BI, der Datenintegration mit SAP, Marketingtools wie Google Analytics oder Prozessoptimierungen entlang Ihrer Customer Journey benötigen, dann kommen Sie gerne ganz unverbindlich auf mich zu.

Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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Über den Autor
Ahmet Akbay
Ahmet AkbayProfessional Enterprise Intelligence, itmX GmbH
Als zertifizierter Microsoft Data Analyst Associate ist Ahmet der Experte in der Extraktion, Aufbereitung, Visualisierung und Auswertung von Daten. Tagtäglich beschäftigt er sich mit Power BI und entwickelt gemeinsam mit einem enthusiastischen Team vielseitige Power BI Dashboards, die unseren Kunden dabei helfen, Ihre Prozesse zu optimieren und datengetrieben die richtigen Entscheidungen zu treffen.