In 5 Schritten zum erfolgreichen Vertriebsreporting

Unternehmen sind zu Datensammlern geworden. Auch im Vertrieb entstehen überall Daten zu Produkten, Angeboten, Interessenten, Leads, Opportunities, Kunden, ehemaligen Kunden, Bestellungen, Vertragsdokumenten und vieles mehr. Viele dieser Daten und Informationen tummeln sich im SAP ECC oder S/4HANA. Hand aufs Herz – haben Sie schon heute alle diese Daten im Überblick? Und noch wichtiger: Nutzen Sie diese Daten auch so, dass sie im Daily Business unterstützen und Grundlage Ihrer Entscheidungen sind? Denn erst die Auseinandersetzung mit den entstandenen Daten und deren Auswertung sowie Visualisierung sorgt für eine weitreichende Transparenz in Ihren Vertriebsprozessen und ermöglicht eine Erfolgsmessung anhand Ihrer Daten.

Jetzt ist es an der Zeit, Licht ins Dunkel zu bringen und Ihre Vertriebsdaten sprechen zu lassen! In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, worauf es ankommt und wie Sie in 5 Schritten ein erfolgreiches Vertriebsreporting implementieren.

Zu Beginn ist es essenziell, die aktuelle Datensituation im Vertrieb zu analysieren. Die wichtigste Frage ist: Wo liegen die Daten, die aktuell im Vertrieb entstehen? Nicht selten werden auch abteilungsübergreifende Daten genutzt, die über Schnittstellen zum Marketing, Einkauf oder dem Kundenservice entstehen. Auch diese sollten hier mit einbezogen werden. Darüber hinaus ist auch eine Stakeholderanalyse entscheidend, denn daran orientiert sich der Zweck des Reportings. Grundsätzlich muss sich das Reporting an den Anwendern und deren Bedürfnissen orientieren. Daher müssen die Wünsche und Bedarfe bereits zu Beginn identifiziert werden, um auf Basis dessen ein zielgerichtetes Reporting aufzubauen.

Jedes Konzept setzt die Definition von Zielen voraus. Dabei geht es in erster Linie nicht direkt um KPIs (Key Performance Indiators), sondern vorgelagert zunächst um allgemeine Ziele des Vertriebsreportings. Was genau möchten Sie mit dem Reporting erreichen?

Auf der Grundlage dessen können nun gemeinsam mit den Anwendern passende KPIs oder Analysen definiert werden, die diese Ziele quantifizieren und messbar machen. Typische KPIs, die im Vertrieb eingesetzt werden, sind u.A.: der Auftragseingang, die Conversion Rates, die Durchlaufzeiten einzelner Verkaufsphasen, der Customer Lifetime Value und die klassischen KPIs wie Umsatz, Gewinn und Deckungsbeiträge sowie Kosten.

Durch die genaue Definition der Kennzahlen gemeinsam mit dem Fachbereich kann nun abgeleitet werden, welche Daten und Informationen benötigt werden, um diese KPIs darzustellen.

Bevor die Extraktion von Daten aus den verschiedenen Datentöpfen erfolgen kann, muss die Datenqualität überprüft werden. Hier sollte ein besonderes Augenmerk auf der Validität und Aussagefähigkeit der Daten liegen. Denn nur, wenn die Daten auch fehlerfrei und valide sind, können Reportings zielführend für die Anwender und das Unternehmen sein.

Sofern die Datenqualität stimmt, geht es nun darum die Daten aus den verschiedenen Datenquellen zusammenzuführen. Mithilfe des Konnektors von Theobald Software lassen sich SAP-Daten sicher und schnell extrahieren – und das ohne umständliche Schnittstellen. So greifen Sie direkt auf Ihre Daten im SAP zu. Darüber hinaus sollten aber auch andere Systeme und externe Quellen wie das CRM, Konfigurations-Tools, der Webshop etc. berücksichtigt werden. Hier können häufig Webservices genutzt werden, um die Daten abzugreifen und in Power BI oder dem Data Warehouse zusammenführen.

So weit so gut. Wenn wir wissen, welche Daten wir benötigen und woher sie kommen, geht es im vierten Schritt um die Visualisierung, sodass die Daten den Anwendern wirkliche Mehrwerte bieten. Die Visualisierung in Microsoft Power BI bietet unendlich viele Möglichkeiten, um die Goldnuggets aus Ihren Daten herauszuwaschen und sichtbar zu machen. Bei der Darstellung gilt es jedoch zu beachten, sinnvolle Visualisierungstypen zu verwenden, die die Daten optimal darstellen und die Interpretationskraft maximieren. Auch Farben spielen dabei eine wichtige Rolle, um einen Wiedererkennungswert zu schaffen und gemeinsame Datenstränge hervorzuheben. Dadurch wird die Analyse des Dashboards immens vereinfacht und auch „Gelegenheits-User“ finden sich schneller zurecht.

Bei der Visualisierung ist ein zentraler Faktor, den Anwender mit ins Boot zu nehmen, um das Dashboard so anzupassen, dass es leicht verständlich ist, den Fokus auf die wichtigsten Kennzahlen setzt und im Arbeitsalltag unterstützen kann.

Das beste Dashboard nützt nichts, wenn die Erkenntnisse nicht genutzt werden. Deshalb stellt dies den fünften und abschließenden Schritt für ein erfolgreiches Vertriebsreporting dar. Damit ein Dashboard seine volle Wirkung entfalten kann, muss es regelmäßig genutzt und upgedatet werden. Die Daten müssen als Grundlage für Entscheidungen genutzt werden, aber auch als Grundlage, um den Kunden optimal zu betreuen.

Beispiel: Wir stellen uns vor, unser Umsatz in der Bau- und Bauzuliefererbranche ist im letzten Jahr immens gestiegen. Was leiten wir daraus ab? Welche Aktionen können wir im nächsten Jahr durchführen, um relevante Unternehmen aus dieser Branche effektiver zu erreichen? Wir könnten im Marketing spezifische Kampagnen fahren, die die Pain Points dieser Zielgruppe herausstellen und passende Lösungen bieten. Zudem sollten wir eine branchenspezifische Landingpage aufbauen, um die Unternehmen gezielt anzusprechen. Auch im Vertrieb muss eine PowerPoint-Präsentation, passend zu den Bedürfnissen und Besonderheiten der Branche, erstellt werden.

Beispiel: Nächste Woche steht ein Kundentermin mit einer wichtigen Vertragsverhandlung über ein Cross-Selling-Produkt an. Was sagt mein Dashboard über die Kontaktpunkte mit dem Kunden aus? Basierend auf den letzten Kontaktpunkten kann ich bereits antizipieren, ob der Kunde gut oder eher schlecht auf mich zu sprechen sein wird. So kann ich meinen Vertriebstermin besser vorbereiten und den Kunden mit den richtigen Themen abholen.

Sie sehen, die Implementierung eines erfolgreichen Vertriebsreportings ist von mehreren Faktoren abhängig. Wenn es um ein effektives Reporting von Unternehmen mit SAP im Einsatz geht, werden Sie an Konnektoren für die SAP-Datenextraktion nicht vorbeikommen. Denn irgendwie müssen die vielen Daten aus den Tiefen des SAPs in Ihr Dashboard wandern. Was schwierig klingt, ist für den führenden Anbieter von SAP-Integration Theobald Software „difficeasy“ – aus schwer wird einfach! Durch die Partnerschaft mit Theobald Software kommt itmX dem Ziel immer näher, das Beste aus beiden Welten – Microsoft und SAP – zu vereinen.

Für itmX Kunden bietet diese Partnerschaft die Möglichkeit, Ihre bestehende non-SAP Analytics Lösung, wie z.B. PowerBI, QlikView oder Tableau einfach mit SAP-Daten zu versorgen. Auch für Kunden, die heute noch keine strategische oder operative Analytics Strategie besitzen, bietet diese Zusammenarbeit einen einfachen Weg, tiefgehende Analysen für die itmX crm suite (und darüber hinaus) mit Microsoft Power BI zu erstellen.

Wenden Sie sich bei offenen Fragen oder bezüglich eines unverbindlichen Termins gerne direkt per Mail an mich: robin.hartmann@itmxde oder buchen Sie sich einen Termin in meinem Kalender.

Podcastepisode #25: In 5 Schritten zum erfolgreichen Vertriebsreporting – mit Niklas Kohlenberg von Theobald Software

Sie möchten noch tiefer in das Thema Vertriebsreporting einsteigen und ein paar Tipps & Tricks aus der Praxis erfahren? Dann ist unsere Podcastepisode perfekt für Sie.

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