Mit der Microsoft Power Plattform zur eigenen Raumbuchungs-App
Ein Bericht über Trends im Arbeitsumfeld ergab, dass mehr als 70% der befragten Angestellten sich auch zukünftig die Möglichkeit wünschen, aus dem Home-Office zu arbeiten. Gleichzeitig möchten 67 % der befragten Personen wieder mehr persönliche Zeit mit ihrem Team verbringen. Die Lösung: Hybrid Work.
Durch den plötzlichen Anstieg an Hybrid Work wurden Unternehmen in Deutschland in den letzten zwei Jahren vor allem vor folgende zwei Herausforderungen gestellt:
Um diese zwei Herausforderungen zu bewältigen, wurde bei der itmX, wie vermutlich in vielen anderen Unternehmen auch, schnellstmöglich eine einfache Excel-Datei angelegt, in die sich die Angestellten eintragen konnten, wenn sie ins Büro kamen.
Nach kurzer Zeit wurde allerdings klar, dass dieser Prozess keine optimale Lösung darstellte, da komplexere Anforderungen und automatisierte Prozesse in Excel nicht wirklich umsetzbar sind. Deshalb entschied man sich dafür, ein eigenes Arbeitsplatzbuchungssystem zu entwickeln.
Die Microsoft Power Platform als Entwicklungswerkzeug
Als Entwicklungswerkzeug wurde die Microsoft Power Platform gewählt. Diese setzt sich aus folgenden fünf Komponenten zusammen:
Mit Power Apps zur Raumbuchungsapp
Mithilfe von Power Apps wurde zunächst die eigentliche Buchungsapp namens roomXperience entwickelt. Die App ist direkt in Microsoft Teams integriert, wodurch man automatisch authentifiziert wird. In der App erhält man eine Übersicht der verfügbaren Räume im Büro. Auf einen Blick wird ersichtlich, wie ausgelastet die Räume sind und welche Kolleginnen und Kollegen auch ins Büro kommen. Möchte man jetzt einen Arbeitsplatz buchen, muss man nur einen Raum auswählen und seine Buchung bestätigen. Durch eine direkte Outlook Integration können dabei im Hintergrund auch direkt die entsprechenden Raum-Ressourcen in Outlook gebucht werden.
Die App bietet außerdem die Möglichkeit, sich eine Bestätigung über die Anzahl der Tage im Büro generieren zu lassen. Im Hintergrund befüllt dafür ein Power Automate Flow eine Word-Vorlage, konvertiert diese in eine PDF-Datei und sendet diese anschließend per E-Mail an die Arbeitskraft. Die Bestätigung kann beim Finanzamt vorgelegt werden, um bspw. die Home-Office- oder Pendler-Pauschale geltend zu machen.
Neben der roomXperience App wurde außerdem ein Power BI Dashboard aufgebaut. Das Dashboard kann bspw. verwendet werden, um die Auslastung pro Stockwerk oder Raum an einem bestimmten Tag oder über einen bestimmten Zeitraum zu analysieren. Diese Informationen kann das Management nutzen, um die Ressourcen zukünftig besser planen zu können. Auch die Personalabteilung kann das Dashboard nutzen, um bspw. die beliebtesten Räume oder Wochentage zu identifizieren.
Für die Kontaktpersonen-Nachverfolgung (kz. KP-N) wurde eine gesonderte App entwickelt. Diese KP-N-App sucht nach allen Angestellten, die kurz vor Ausbruch der ersten Symptome noch Kontakt zu einer erkrankten Person hatten. Mit nur einem Knopfdruck werden die ermittelten Kontaktpersonen anschließend anonym gewarnt.
Fazit
Bei der itmX sprechen wir bei solchen Anwendungen, die den modernen Arbeitsplatz bereichern, von sogenannten Modern Workplace Applikationen. Die Microsoft Power Platform eignet sich hervorragend, um eben solche Applikationen zu entwickeln. Und das Beste? Viele Funktionalitäten sind bereits in der viel verbreiteten Microsoft 365 E3 Lizenz enthalten und damit kostenlos nutzbar!
Wenn Sie einen derzeit einen Prozess haben, mit dem Sie nicht zufrieden sind, oder ggf. bereits einen konkreten Anwendungsfall für eine App, einen Workflow oder einen Chatbot haben – kommen Sie gerne jederzeit unverbindlich auf uns zu.
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