10 Minuten weniger Bearbeitungszeit pro Antrag: STIEBEL ELTRON optimiert Genehmigungsprozesse mit Microsoft Power Apps

Als führender Anbieter innovativer Lösungen in der Haustechnik setzt STIEBEL ELTRON konsequent auf moderne digitale Prozesse. Der Genehmigungsprozess für Planungsleistungen war bislang jedoch noch stark manuell geprägt. Relevante Daten wurden aus dem CRM übernommen, außerhalb des Systems weiterverarbeitet und anschließend manuell zurückgeschrieben. Diese Vorgehensweise war nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig. Zudem fehlten Transparenz über den aktuellen Genehmigungsstatus sowie generell ein einheitlicher, nachvollziehbarer Ablauf des Prozesses. Zusätzliche gehörten Verzögerungen durch Medienbrüche und fehlende Standardisierung zum Tagesgeschäft.

Gemeinsam mit itmX konnte STIEBEL ELTRON diesen Prozess in nur vier Wochen durchgängig digitalisieren und spart heute je Antrag mindestens 10 Minuten Bearbeitungszeit.

Die neue Lösung auf Basis einer Microsoft Power App bildet den gesamten Genehmigungsprozess für Planungsleistungen durchgängig digital ab und ist vollständig in itmX crm integriert. Der Prozess startet direkt im CRM über den Button „Antrag Planungsleistungen“. Alle relevanten Daten werden automatisch in die Power App übernommen und vorausgefüllt. Die Anwender ergänzen lediglich wenige zusätzliche Angaben, wie etwa eine Artikelliste, und reichen den Antrag ein. Die Weiterleitung an die zuständigen Genehmiger erfolgt automatisch. Nach finaler Freigabe werden die ausgewählten Artikel ohne manuelle Nacharbeit direkt ins CRM zurückgeschrieben.

Die Anwendung wurde von Beginn an so konzipiert, dass sie sowohl bei STIEBEL ELTRON als auch bei der Tochtergesellschaft Tecalor mit identischer Prozesslogik, aber individuellem App-Design eingesetzt werden kann

Bereits kurz nach dem Go‑Live erzielte STIEBEL ELTRON insbesondere durch den Wegfall manueller Datentransfers im Genehmigungsprozess messbare Verbesserungen im Tagesgeschäft:

• Zeitersparnis: ≥ 10 Minuten pro Antrag
• Fehlerreduktion: Weniger manuelle Eingaben & Medienbrüche
• Transparenz: Echtzeit-Status aller Genehmigungen
• Compliance: Standardisierte, revisionssichere Prozesse
• Produktivität: Spürbare Entlastung der Fachbereiche

Damit schafft die Lösung nicht nur spürbare Entlastung im Arbeitsalltag, sondern etabliert auch eine nachhaltige Basis für effiziente, transparente und messbar optimierte Prozesse.

Als etablierte Plattform für Digitalisierungsinitiativen bei STIEBEL ELTRON bildet die Microsoft Power Platform die technologische Basis für kontinuierliche Prozessoptimierung. Die umgesetzte Lösung fügt sich nahtlos in diese strategische Ausrichtung ein und unterstreicht den Anspruch, digitale Prozesse standardisiert, skalierbar und nachhaltig weiterzuentwickeln.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist dabei die nahtlose Integration in die bestehende IT‑Landschaft. Die Anwendung ist direkt an itmX crm angebunden, genehmigte Daten werden automatisch zurückgeschrieben und Genehmigungs‑ sowie Benachrichtigungsprozesse finden vollständig in der Microsoft‑Welt statt. Die Umsetzung auf Basis der Microsoft Power Platform gewährleistet eine skalierbare Architektur, mit der sich neue Anforderungen flexibel und ohne aufwendige Systemanpassungen abbilden lassen.

Vom ersten Gespräch bis zum produktiven Einsatz vergingen lediglich vier Wochen, bei einem Gesamtaufwand von nur zehn Projekttagen. Aufbauend auf den Erfahrungen aus dem laufenden Betrieb prüft STIEBEL ELTRON bereits weitere Optimierungen und Automatisierungen – etwa durch zusätzliche Funktionen oder die Übertragung des Konzepts auf weitere Genehmigungs‑ und Planungsprozesse.

Eines zeigt das Projekt eindrucksvoll: Effektive Digitalisierung kann schnell, effizient und nachhaltig umgesetzt werden, wenn klare Ziele, die richtige Plattform und ein erfahrener Umsetzungspartner zusammenkommen.

Seit Gründung im Jahr 1924 hat die Stiebel Eltron GmbH & Co. KG an ihrem Hauptsitz in Holzminden kontinuierlich Maßstäbe in den Bereichen Technologiekompetenz, Qualität, Innovation, Zuverlässigkeit und Kundennähe gesetzt. Die Expertise spiegelt sich in einer breiten Palette von Produkten wider, die für vielfältige Anwendungsfälle geeignet sind: Warmwassergeräte, Wärmepumpen, Lüftungsanlagen und Raumheizgeräte. Diese Vielfalt ermöglicht es, individuelle Lösungen anzubieten, die den Anforderungen und Bedürfnissen ihrer Kunden entsprechen. Die jahrzehntelange Erfahrung und das Streben nach kontinuierlicher Weiterentwicklung positionieren Stiebel Eltron als einen verlässlichen und innovativen Marktführer, der die Zukunft der Haustechnik und der grünen Technologien aktiv mitgestaltet.