Sonderkonditionen digital verwalten: STIEBEL ELTRON setzt auf Microsoft Power Apps
Mit innovativen Lösungen in der Haustechnik setzt die STIEBEL ELTRON GmbH & Co. KG Maßstäbe und treibt die Energiewende mit effizienten Wärmepumpen, Durchlauferhitzern und Lüftungssystemen voran.
Dabei agiert STIEBEL ELTRON im dreistufigen Vertriebsweg und bietet indirekten Kunden, wie Handwerkern oder Wohnungsbauunternehmen, verschiedene Sonderkonditionen an. Diese reichen von Rahmenvereinbarungen über objektbezogene Rückvergütungen bis hin zu Ausstellungs- und Eigenbedarfsnachlässen.
Die Verwaltung dieser Sonderkonditionen war bisher mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Verschiedene Rückvergütungsmodelle wurden über Excel-Tabellen organisiert, was die Bearbeitung nicht nur umständlich, sondern auch fehleranfällig machte. Zudem fehlte eine zentrale Steuerung, so dass Freigaben oft aufwändig über mehrere Abteilungen abgestimmt werden mussten. Dieser nicht standardisierte Prozess führte zu Verzögerungen und erschwerte die Nachverfolgung, wodurch wertvolle Zeit verloren ging.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich STIEBEL ELTRON für eine digitale Lösung in Zusammenarbeit mit itmX. Ziel war es, den Sonderkonditionsprozess zu optimieren und eine transparente, durchgängige Lösung zu entwickeln, die alle relevanten Abläufe und Akteure nahtlos verbindet.
„Früher haben wir Sonderkonditionen manuell in Excel berechnet und verwaltet. Das war fehleranfällig und zeitaufwändig. Der nächste Schritt war eine Excel-Lösung mit VBA-Coding, aber wir wollten noch weiter gehen und eine Lösung schaffen, die zum einen vollständig digitalisiert ist und zum anderen auch einfach in der Bedienbarkeit.“
Florian Bruns, STIEBEL ELTRON Deutschland Vertriebs GmbH
Aus diesen Anforderungen ist eine App entstanden, in der der Sonderkonditionsprozess heute komplett digital abgebildet wird. Die App basiert auf Microsoft Power Apps und ist vollständig in das CRM-System von itmX integriert, das STIEBEL ELTRON ebenfalls nutzt. Dadurch können Sonderkonditionen zentral verwaltet, Anträge digital erfasst und Genehmigungen automatisiert abgewickelt werden. Das System erkennt automatisch die erforderlichen Freigabestufen – von Vertriebsmitarbeitenden bis hin zur Vertriebsleitung – und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen zentral verfügbar sind.
Darüber hinaus werden Rückvergütungsvereinbarungen direkt in SAP als Kontrakte verbucht, wodurch auch die Nachverfolgbarkeit erheblich verbessert wurde.
Seit dem Go-Live im Juni 2023 wurden bereits über 2.500 Anträge erfolgreich verarbeitet.
Die Einführung der Sonderkonditions-App hat die internen Prozesse bei STIEBEL ELTRON erheblich verbessert. Die Automatisierung sorgt für eine schnellere Bearbeitung und reduziert manuelle Eingriffe auf ein Minimum.
„Dank der digitalen Abbildung des Freigabeprozesses sind alle Beteiligten direkt eingebunden. Manuelle Abstimmungen entfallen, sodass es keine Verzögerungen mehr gibt.“
Florian Bruns, STIEBEL ELTRON Deutschland Vertriebs GmbH
Ein weiterer Vorteil der neuen Lösung ist die Möglichkeit, Umstrukturierungen flexibel in der Anwendung selbst vorzunehmen. Vertriebsgebiete und Genehmigungsstufen können einfach angepasst werden, ohne dass tiefgreifende Änderungen im System notwendig sind. So kann STIEBEL ELTRON schnell auf Veränderungen reagieren und die Anwendung an neue Anforderungen anpassen.
Zukunftsausblick: Weiterentwicklung und Automatisierung
Die Sonderkonditions-App markiert erst den Anfang der digitalen Transformation der STIEBEL ELTRON GmbH & Co.KG. Zukünftig sollen die Abläufe weiter automatisiert werden, um die Effizienz und Transparenz zu steigern. Neben der Ausweitung auf eine komplett automatisierte Abrechnung ist auch der Einsatz von KI-gestützten Prozessen geplant, um Standardanfragen automatisch zu bearbeiten. Zudem soll die Integration erweiterter Reporting-Funktionen ins CRM-System eine noch fundiertere Datenanalyse ermöglichen.
„Unsere Vision ist eine vollständig digitale Abrechnung, in der von der Rechnungserfassung bis zur automatisierten Gutschrift alles auf Knopfdruck passiert. Gleichzeitig sollen Außendienstmitarbeitende auf einen Blick alle relevanten Kundeninformationen sehen können, während KI hilft, E-Mails und Anfragen intelligent zuzuordnen.“
Florian Bruns, STIEBEL ELTRON Deutschland Vertriebs GmbH
Wer noch mehr zum Ablauf des Projekts und auch Tipps zum Einführungsprozess einer solchen App erfahren möchte: Im begleitenden Audio- und Videocast gibt Florian Bruns, Leiter Vertriebssteuerung, exklusive Einblicke. Im Videocast zeigt er die App sogar live!
Seit Gründung im Jahr 1924 hat die Stiebel Eltron GmbH & Co. KG an ihrem Hauptsitz in Holzminden kontinuierlich Maßstäbe in den Bereichen Technologiekompetenz, Qualität, Innovation, Zuverlässigkeit und Kundennähe gesetzt. Die Expertise spiegelt sich in einer breiten Palette von Produkten wider, die für vielfältige Anwendungsfälle geeignet sind: Warmwassergeräte, Wärmepumpen, Lüftungsanlagen und Raumheizgeräte. Diese Vielfalt ermöglicht es, individuelle Lösungen anzubieten, die den Anforderungen und Bedürfnissen ihrer Kunden entsprechen. Die jahrzehntelange Erfahrung und das Streben nach kontinuierlicher Weiterentwicklung positionieren Stiebel Eltron als einen verlässlichen und innovativen Marktführer, der die Zukunft der Haustechnik und der grünen Technologien aktiv mitgestaltet.
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