Goodbye Excel und Co: wie man mit der Microsoft Power Platform altgediente Prozesse digitalisieren kann!
In der heutigen digitalen Welt ist die Effizienz und Anpassungsfähigkeit von Geschäftsprozessen entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Um schnell auf die sich ändernde Geschäftsanforderungen reagieren zu können, müssen Unternehmen in der Lage sein, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Lösungen für die geschäftlichen Herausforderungen bereitzustellen. Bedenkt man aber, dass in den kommenden fünf Jahren schätzungsweise 750 Millionen neue Applikationen benötigt werden, es aber heute schon einen Mangel von ungefähr 4 Millionen Entwicklern gibt, müssen hier einfache Lösungen her, für die man keine umfassende oder nur geringe Programmierkenntnisse benötigt.
Microsoft stellt mit der Microsoft Power Plattform dafür eine Lösungssuite von Tools und Diensten zur Verfügung, mit denen benutzerdefinierte Lösungen erstellt, Daten visualisiert und Prozesse automatisiert werden können. Beruft man sich auf Studien von Microsoft, können etwa 75% aller heute existierenden Applikationen bzw. Workflows, die auch Excel und Co. miteinbeziehen, durch die Tools der Power Plattform abgelöst werden.
Effizientes Erstellen von Unternehmensapplikationen ohne Programmierkenntnisse mit Microsoft Power-Apps
Power Apps beispielsweise ist ein Teil dieser Lösungssuite und ermöglicht die Entwicklung von benutzerdefinierten Unternehmensanwendungen, ohne dass umfangreiche Programmierkenntnisse nötig sind und die auf Datenquellen wie SharePoint, Microsoft 365, Azure SQL-Datenbanken oder auch auf eine Vielzahl anderer Anwendungen zugreifen können.
Power Apps an sich hat unterschiedliche Möglichkeiten, wie man Apps aufbauen kann.
Viele wissen noch nicht, wieviel Potential in den Tools der Power Platform steckt
Die Entscheidung für Power Apps und die Power Platform als Lösung zur Automatisierung von Prozessen kann sich aus verschiedenen Gründen ergeben. Sicherheitsrisiken, veraltete Technologien, fehlende Zukunftssicherheit oder auch ausscheidende Mitarbeiter können dazu führen, dass Unternehmen ihre bestehenden Anwendungen ablösen möchten. Die Power Plattform bietet eine ausgezeichnete Möglichkeit, diese Herausforderungen anzugehen.
Dennoch gibt es bei der Umsetzung von Projekten einige Herausforderungen zu bewältigen. Denn oftmals wissen Unternehmen noch nicht, welches Potenzial in den Tools der Power Platform steckt und wie diese ihre Prozesse automatisieren können. Umso wichtiger ist es daher auf einen Partner zu vertrauen, der wiederum die bestehenden Prozesse versteht und diese dann auf die Bestandteile der Tools von Microsoft transferiert. Eine erfolgreiche Herangehensweise an Power Platform-Projekte beginnt mit der Optimierung der bestehenden Prozesse und dem Fokus auf den Mehrwert für die Anwender.
„In unseren Projekten stellen wir immer wieder fest, dass es für unsere Kunden schwierig ist einzuschätzen, wie sie von den Tools der Power Platform profitieren können, da sie bisher wenig Berührungspunkte mit den Lösungen hatten. Haben wir dann allerdings ein erstes Projekt umgesetzt, ist es oftmals so, dass auch andere Teams und Abteilungen auf uns zukommen und dazu motiviert sind ihre eigenen Herausforderungen anzugehen. „
Robin Hartmann, Head of Modern Workplace, itmX GmbH
Um die ganze Thematik etwas greifbarer zu machen, möchten wir Ihnen hier einige Beispiele nennen, die wir schon bei Kunde umgesetzt haben.
Praxisbeispiel: Excel Liste mit Makros wird abgelöst durch eine Power App, die Freigabeprozesse regelt
Eine altgediente Excel, die auf Makros und Co. aufbaut, stellt zum einen eine gewisse Sicherheitslücke dar. Zum anderen ist sie heutzutage, wo nahezu jeder mit MS Teams arbeitet auch nicht mehr zeitgemäß. Denn bindet man sie direkt ein, kann man sie nur mit Einschränkungen nutzen, weil beispielsweise die Makros mit Teams nicht funktionieren.
Ein Kunde aus der Bauzuliefererindustrie stand vor dieser Herausforderung. Mithilfe einer sehr aufwändig gestalteten und über die Jahre gewachsenen Excel Liste, wurden Freigabeprozesse zu Sonderkonditionen abgebildet. Nachteil der Liste war neben dem komplexen Aufbau, dass die benötigten Informationen händisch zusammengesucht und eingetragen werden mussten – über mehrere IT-Systeme hinweg.
Heute steht dem Kunden eine Power App zur Verfügung, die den kompletten End-to-End-Prozess abbildet. Die Datenbasis, die benötigt wird, um eine Sonderkondition zu beantragen bezieht sich auf ein CRM-Objekt. Diese ist direkt mit der Power App verknüpft und es stehen alles Daten zum Kunden inklusive Produkten und Preisen in der App zur Verfügung. Soll nun eine Sonderkondition gewährt werden, werden anhand der Höhe der Rabatte die einzelnen Genehmigungsstufen ausgelöst, die erforderlichen Unterschriften eingesammelt und am Ende mit den gesammelten Daten ein PDF-Formular generiert, das so an den Kunden gesendet werden kann. Gleichzeitig wird im Hintergrund ein SAP-Kontrakt angelegt, sodass auch der Innendienst eine Info über den Rabatt, der gewährt wurde, bekommt und diesen dann mit der schlussendlichen Rechnung abgleichen kann.
Was früher mit viel händischer Arbeit erledigt wurde, wird heute durch ein effizientes Zusammenspiel zwischen Power App, Power Automate, CRM und SAP ERP automatisiert umgesetzt.
Praxisbeispiel: Lotus Notes oder Access Datenbanken ablösen
Ein weniger komplexes, aber dennoch aktuelles Beispiel, ist die Ablösung von Lotus Notes oder Access Datenbanken.
Gerade heute, wo immer mehr Kunden auf M365 umsteigen, stellt sich oft die Frage wie die Altdaten migriert werden können und was mit diesen danach passiert. Ein Kunde von uns hat mithilfe der Tools der Microsoft Power Platform so die Daten von über 120 Lotus Notes Applikationen migriert.
„Es ist wichtig, die Applikationen zu identifizieren, die ein erhebliches Potenzial haben. Und es dann strategisch für das gesamte Unternehmen schaffen, diese auf eine Plattform bringen und das Know-How durchgängig sowohl im Fachbereich als auch bei der IT anzusiedeln.“
Robin Hartmann, Head of Modern Workplace, itmX GmbH
Die Kombination macht es aus: Zusammenspiel zwischen der Power Platform und weiteren IT-Applikationen
Nun haben wir Ihnen einige Ideen mit auf den Weg gegeben, bei denen Sie vielleicht die ein oder andere Idee bekommen haben, wie auch Sie altgediente Prozesse in die Zukunft überführen können.
Haben Sie noch keine konkrete Idee, stellen Sie sich die Frage, bei welchen Prozessen heute ein Pain Point besteht und fragen Sie sich dann, ob man diesen Prozess mit den Komponenten der Power Plattform beschleunigen und vereinfachen kann. Ein einfacher Start bietet hier sicherlich immer ein Excel Tool beispielswiese mit einigen Makros, die man in eine Power App überführt und die man in Kombination mit Power Automate noch weiter automatisieren kann.
Aber beachten Sie auch, dass eine Überarbeitung der Prozesslandschaft nur dann Sinn macht, wenn die einzelnen Systeme integriert laufen. Heute ist es oftmals so, dass es diverse Einzelapplikationen gibt, in die man sich einloggen muss, um an gewisse Infos zu kommen. Zum Beispiel: Kundeninformationen, Verkaufschancen usw. liegen im CRM, Daten zu Rechnungen oder Lieferungen aber meist im ERP. Und will man dann noch informiert werden, wenn beispielsweise eine Servicemeldung zum Kunden angelegt wird, wird dies mit den Bordmitteln von CRM und ERP schon sehr schwierig. Spätestens hier kann die Microsoft Power Platform helfen, Daten, die normalerweise nur in Einzelapplikationen zu finden sind, zusammenzuführen und darüber hinaus noch automatisierte Workflows auszulösen.
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